Projectmatig werken: Wat is het? En wat is een project?
Steeds vaker melden zich mensen bij ons die naast hun ‘gewone’ werk projecten gaan doen. Ze zijn bijvoorbeeld manager, consultant, HR-medewerker, verpleegkundige, officemanager of ICT-er of technisch specialist. Werkgevers denken soms dat als je hoogopgeleid bent dat je zelf wel kunt bedenken hoe je een project moet opzetten en leiden. Dat is jammer want een korte training helpt je veel succesvoller te zijn hierin. In deze blog nemen we je mee naar de eerste stap: wat is nou precies een project? En wat is projectmatig werken?
Wat is precies een project?
Er zijn best veel verschillende officiële definities te vinden van het begrip project. Om te beginnen is het handig om een onderscheid te maken tussen de werkzaamheden die je als onderdeel van je dagelijkse gang van zaken verricht versus projecten.
Als je bijvoorbeeld een koekjesfabriek managet, dan is het dagelijks bakken van koekjes geen project. En dat geldt ook voor het plaatsen van de wekelijkse bestellingen, het uitbetalen van je personeel en het dagelijks schoonmaken van het bedrijfspand.
Projecten zijn unieke, eenmalige en dus tijdelijke activiteiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ontwerpen, aanschaffen, inrichten en werkend opleveren van een nieuwe productielijn voor een nieuw type koekje in de fabriek. Of het inrichten van een nieuw werkproces om de distributie door de vrachtwagens efficiënter te laten plaatsvinden, het verhuizen naar een nieuwe bedrijfshal, of het ontwikkelen, voorbereiden en uitvoeren van een nieuwe promotiecampagne.
Nu dat je weet wat een project is, wil je vast weten hoe je een project kunt herkennen.
Wat zijn kenmerken van een project?
Hieronder hebben we acht gangbare kenmerken van projecten voor je opgesomd en beschreven.
Een project levert een uniek resultaat op
Om even door te pakken op het laatste voorbeeld: het is natuurlijk niet zo dat een succesvolle koekjesfabriek maar één keer een promotiecampagne uitvoert. Dus waarom is een promotiecampagne dan een project? Eigenlijk ligt dat er een beetje aan. Een promotiecampagne is een project wanneer deze campagne dusdanig anders is dan de voorgaande acties dat er sprake is van een uniek te realiseren resultaat.
Met een resultaat bedoelen we in projectmatig werken een te bereiken situatie die nodig is om de benefits te bereiken, bijvoorbeeld dat het nieuwe koekje ‘Tussendoortje’ bij 50% van de benoemde doelgroep minimaal driemaal onder de aandacht is gebracht. Wanneer de doelgroep het koekje nog niet kent, zullen ze het niet gaan kopen. De aanname in dit voorbeeld is dat wanneer ze het koekje driemaal zijn tegengekomen, dat de helft van de mensen het eens zal gaan proberen.
Tip: leg aannames zoals deze in het voorbeeld voor aan experts binnen of buiten de organisatie en vraag hun om een inschatting. Zo vergroot je de kansen op succes van het project door tijdig bij te stellen.
Andere aansturing en communicatielijnen
Verder is projectmatig werken vaak pas van toegevoegde waarde wanneer het op te leveren resultaat een samenwerking vereist van mensen met verschillende vakkennis. Dus mensen met bijvoorbeeld een achtergrond in Communicatie, Sales, Marketing, HR, Productie en Financiën werken in een team samen. Soms komen de teamleden zelfs uit verschillende organisaties en zijn ze bij elkaar gebracht om het gewenste resultaat te realiseren.
Zo een samenwerking over organisaties vraagt om afspraken over wie waarover mag beslissen. Het project kan ook niet zomaar door één van de managers of door alle betrokken managers van de teamleden worden aangestuurd. Vaak zijn (een deel van) de betrokken managers op een gelijkwaardige positie waardoor de hiërarchie geen duidelijkheid geeft over wie mag beslissen over het geheel.
Daarom is het belangrijk om in de omgeving voor projectmatig werken, de projectomgeving, een tijdelijke projectorganisatie op te zetten met een duidelijke rolbeschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in relatie tot het project. Een project[1] kent meestal een opdrachtgever en een projectmanager. Voor middelgrote of grote projecten is er vaak sprake van een stuurgroep waarvan de opdrachtgever onderdeel uit maakt. Vanaf hier zullen we spreken van een opdrachtgever maar je kunt ook te maken hebben met groepje mensen die het project bestuurt onder leiding van een opdrachtgever. Dat laatste noemen we een stuurgroep.
Een project heeft een duidelijke business case
Een mooi projectmotto is ‘bezint eer ge begint’. Dit ouderwetse gezegde geldt nog steeds. Voordat je samen met je collegae van alles gaat uitwerken, maken en zelfs aanschaffen, denk dan even goed na over wat je er uiteindelijk mee wilt bereiken. Als je bijvoorbeeld een project start om te gaan verhuizen naar een nieuw, goedkoper bedrijfspand, moet je wel zeker weten dat je het huurcontract van de huidige locatie zonder al te veel kosten moet kunnen opzeggen. Anders heb je straks twee bedrijfspanden en dubbele kosten.
Tip: Wat helpt in de discussie over het ‘wat’ en het ‘waarom’ anderzijds is om een onderscheid te maken tussen:
- de producten (zoals een verhuisplan, een ingehuurde verhuizer met materieel, enz.)
- het resultaat (een naar een goedkoper pand verhuisde organisatie)
- de opbrengsten (kostenbesparing als gevolg van een lagere huur)
De moeite waard om projectmatig aan te pakken
Dit kenmerk is aanvulling op het vorige kenmerk. Belangrijk is ook dat er voldoende op het spel staat om de extra inspanningen terug te verdienen die erbij komen kijken wanneer je projectmatig werkt. Een opdrachtgever benoemen, een plan en planning maken, voortgangsrapportages, enzovoorts kost tijd en daarmee geld. Dan is het belangrijk dat wat eruit het project voort moet komen ook voldoende de moeite waard is voor deze vorm van werken. De opdrachtgever moet aan de hand daarvan de afweging maken tussen de kosten en inspanning enerzijds en wat het project oplevert anderzijds.
Tip! Stel de volgende vragen aan de opdrachtgever en andere belangrijke belanghebbenden in het project: wat gaat er mis als het project niet of niet goed wordt uitgevoerd? Kan de organisatie belangrijke klanten verliezen bijvoorbeeld? Of riskeert het boetes of andere strafmaatregelen van de overheid als het niet goed en tijdig is afgerond? Is er sprake van grote onzekerheid of het allemaal wel zal lukken? Veranderen de wensen en eisen voortdurend?
Productgericht
Een project levert producten op. Spreek met je opdrachtgever goed af welke producten je oplevert en waar deze producten aan moeten voldoen[2] voor de opdrachtgever zodat deze er aan het einde van het project ook tevreden mee is. De producten hoeven overigens niet tastbaar te zijn. Een ingericht proces, een nieuw opgeleverde dienst, een op het nieuwe systeem ingewerkte medewerker of een nieuw te verstrekken productgarantie naar klanten toe, kunnen eveneens producten zijn die het project gaat opleveren.
Een project heeft een duidelijk begin en einde
Projecten hebben doorgaans een duidelijk begin en einde. Het project is meestal klaar wanneer het afgesproken resultaat succesvol is opgeleverd. Wat wel of juist niet onderdeel is van het op te leveren resultaat, hangt af van het afgesproken bereik van het project af. Dat wordt ook wel de ‘scope’ van het project genoemd. In het voorbeeld van de promotiecampagne kan het nabellen van de bereikte potentiele klanten onderdeel zijn van het project of niet. Dit zijn afspraken tussen de opdrachtgever enerzijds en de projectmanager anderzijds. Het nabellen kan bijvoorbeeld ook door de verkoopafdeling gebeuren als actie buiten/na het project.
Grip door te faseren
Om succesvol te zijn in projecten is het van belang dat je het werk behapbaar en overzichtelijk houdt. Hak je project in stukjes om zo focus te kunnen houden en zo beter ‘grip’ te houden op het project. Deze stukjes noemen we ‘fasen’. Steeds voordat je de volgende fase start, vraag je aan de opdrachtgever een expliciet akkoord om door te gaan. Je krijgt dan ook een akkoord op het budget, de middelen, doorlooptijd, enzovoort. Het minimumaantal in je project is twee fasen: een voorbereidende fase en een uitvoerende fase.
Tip: Je kunt fasen kiezen op basis van de belangrijkste activiteiten in het project. Denk aan een ontwerpfase, een bouwfase, een testfase, een implementatiefase en een nazorgfase. Dat is echter niet altijd de beste indeling voor het behapbaar houden van elke fase. Kijk dus vooral ook naar belangrijke beslissingsmomenten in je project, bijvoorbeeld een moment waarop de opdrachtgever gaat beslissen over het in gebruik nemen van het projectresultaat zoals een nieuwe koekjesproductielijn. Dat is een uitstekend moment om even stil te staan en goed te kijken samen met de opdrachtgever of alles en iedereen er klaar voor is en je nog steeds de juiste dingen aan het doen bent in het project.
Beperkte flexibiliteit
Doordat projecten een behoorlijke onzekerheid kennen en het op te leveren resultaat uniek is, is flexibiliteit en tegelijkertijd duidelijkheid vereist. Door afspraken te maken over wie wat mag besluiten aan te passen, wordt de voorspelbaarheid in het project vergroot. En dat leidt weer tot een grotere kans dat de benodigde producten succesvol en op tijd tegen de juiste kosten door het project worden afgerond. Wanneer de producteisen en/of de scope significant moeten worden aangepast, wanneer er substantieel meer tijd en/of geld nodig is voor het project of wanneer er duidelijk meer risico zal worden gaan genomen, dan neem je als projectmanager contact op met de opdrachtgever om hiervoor akkoord te vragen en de belangrijkste oplossingsmogelijkheden en de voordelen en nadelen hiervan te bespreken.
Zo, nu weet je precies wat een project is en wat projectmatig werken is. We hopen dat je er veel plezier van hebt.
Meer weten over hoe je succesvol projectmatig werkt?
Wil je meer weten over projectmatig werken of leren hoe je jouw volgende project gestructureerd opzet? Download dan onze whitepaper ‘Projectmatig werken als een Pro’. Hierin beschrijven we in 5 stappen hoe je eenvoudige projecten succesvol kunt managen.
Of neem contact met ons op voor meer informatie.
Vind je deze blog handig, dan vinden we het natuurlijk fijn als je deze deelt met anderen.
[1] In Agile werkwijzen wordt gewerkt met andere rollen zoals een Product Owner en een Scrum Master. Werkwijzen zoals SAFe en AgilePM kennen nog allerlei andere rollen.
[2] In Agile werkwijzen worden behoeften verwoord in ‘user stories’ in een overzicht dat gesorteerd is op meest toegevoegde waarde voor de organisatie. Dit overzicht heet vaak het Product Back Log. Alleen de stories die in het eerstvolgende vaste tijdvak van 1 tot 4 weken – een sprint – worden gerealiseerd, zullen worden uitgewerkt. De overige user stories blijven globaal beschreven staan.
