Multitasken, taskswitchen of monotasken
Doe jij aan multitasken, taskswitchen of monotasken? Als je tijdens het autorijden telefoneert, zou kunnen je zeggen dat je aan het multitasken bent. Maar als agile teamlid aan twee user stories tegelijkertijd werken, is niet uitvoerbaar. Zodra je ophoudt met het werken aan de eerste, nog niet afgeronde user story en begint met de tweede user story spreek je van taskswitchen.
Monotasken
Wat is dan monotasken in een Agile team? Stel, een compleet agile team heeft een week nodig om teamtaak af te ronden. En alle teamleden spelen een rol bij de taak. Het team krijgt nu de opdracht om drie vergelijkbare taken op te leveren. Als het team deze drie taken achter elkaar oppakt en afrondt, is het team klaar na drie weken.
Taskswitchen
En taskswitchen? Als ditzelfde agile team de opdracht krijgt om met alle drie de teamtaken tegelijkertijd aan de gang te gaan, lijkt het alsof het team na drie weken alle drie taken kan hebben afgerond. Echter, niets is minder waar. Iedere keer als het hele team van de ene taak naar de andere taak overstapt, kost dat tijd. De oplevering zal dichter bij vier weken zitten dan bij drie weken.
Een probleem waar je vandaag tegen aanloopt, kun je niet zomaar uit je gedachten zetten als je morgen met een andere taak aan de gang gaat. Dit houdt je bezig en gaat dus ten koste van de effectiviteit. Bovendien moet je, om met een andere taak aan de gang te gaan, weer terughalen waar je de vorige keer was gebleven en dat kost tijd. Daardoor ben je dus minder efficiënt.
Experiment: 1 tot 26 tellen
Er zijn twee taken. De ene taak omvat het opschrijven van de getallen van 1 tot en met 26. De andere taak betreft het opschrijven van de letters A tot en met Z. Tijdens trainingen heb ik het volgende experiment regelmatig uitgevoerd.
De eerste groep hanteert monotasken. Deze groep schrijft op een vel papier onder elkaar de cijfers 1 tot en met 26. Als ze daarmee klaar is, schrijft dezelfde groep, in een tweede kolom de letters A tot en met Z onder elkaar. Als resultaat zie je nu staan 1 A, 2 B, 3 C tot en met 26 Z.
De tweede groep switcht steeds van taak en schrijft onder elkaar 1 A, 2 B, 3 C tot en met 26 Z.
Resultaat? De tweede groep doet er zeker 40% langer over.
Multitasken
In de praktijk werkt een agile team niet aan taken van een week maar aan veel kleinere taken. Ook zijn niet alle teamleden nodig voor zo’n kleinere taak. Het is dus mogelijk dat drie of vier groepjes van teamleden aan drie of vier verschillende user stories werken.
WIP-limit
Als teams lukt om qua grootte vergelijkbare user stories in de backlog te hanteren, dan kunnen zij aan de hand van ervaring vaststellen hoeveel user stories zij in een sprint tegelijkertijd kunnen oppakken. Voorwaarde hierbij is dat de optimale doorloopsnelheid van het opleveren van een user story niet in het geding komt. Dit aantal wordt de WIP-limit genoemd, de Work In Progress limit. De WIP-limit wordt op een kanban-bord boven de kolom geplaatst. Bijvoorbeeld een WIP-limit van 3 voor de kolom onderhanden werk betekent dat er maximaal 3 user stories onderhanden mogen zijn.
Project portfoliomanagement
Dezelfde problematiek van taskswitching is vaak aanwezig bij projectportfolios. In die situatie zijn er veel parallel lopende projecten met vele mensen die bijdragen leveren aan verschillende projecten. Door minder projecten op te nemen in het projectportfolio zal de doorlooptijd van individuele projecten verbeteren.
Conclusie
Dus multitasken taskswitchen of monotasken? Als een agile team zich focust op één user story gaat het agile team veel doelgerichter, sneller en efficiënter te werk. Dit in tegenstelling tot een agile team dat aan taskswitchen is. Daar gaat veel tijd verloren aan het schakelen tussen user stories. Gefocuste agile teams krijgen veel meer gedaan in een korter tijdsbestek.
Contact?
Wil je samen met je collega’s een sessie waarin je in één keer overzicht krijgt van scrum of Agile-mogelijkheden?
Henny Portman is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M3 Maturity.
