Zelfsturende versus zelforganiserende agile teams

Kunnen agile teams zelfsturend zijn? En wat is dan het verschil tussen zelfsturende versus zelforganiserende agile teams?

Zelfsturend of zelforganiserend?

Als het agile team volledig op zichzelf staat dan kan je spreken van zelfsturing. Is het agile team echter onderdeel van een groter geheel dan is er geen sprake van zelfsturing. Hooguit van zelforganisatie. Om dan te kunnen functioneren zal het team moeten weten waar het grotere geheel voor staat, waar het grotere geheel naar toe wil gaan. Het team zal afspraken moeten maken waar ze wel en waar ze niet over mogen beslissen.

Beslissen

Als een agile team over meer zaken zelf mag beslissen, versnelt dat het besluitvormingsproces. Daarmee komt het dichter bij zelforganisatie of uiteindelijk zelfsturing. PRINCE2 maakt gebruik van toleranties om de grenzen aan te geven waarbinnen een projectmanager zelf mag beslissen. Ligt de keuze buiten de toleranties dan moet de projectmanager escaleren naar een stuurgroep of opdrachtgever. Agile teams zouden ook toleranties kunnen afspreken maar kunnen ook gebruik maken van ‘delegation poker’.

Delegation poker

Delegation poker is een techniek afkomstig uit Management 3.0. Management 3.0 is geen raamwerk maar een mindset om een organisatie te besturen. Delegation poker kun je gebruiken om zicht te krijgen op wie waarvoor verantwoordelijk is. Het biedt inzicht welke beslissingen en taken het management naar het agile team delegeert. Delegatie is niet zwart of wit, het is een proces waarbij het management op een gecontroleerde en geleidelijke manier verantwoordelijkheid overdraagt. Uitgangspunt hierbij is dat het management zoveel mogelijk, maar niet te veel delegeert; anders ontstaat chaos.

Hoe werkt het?

Het werkt als volgt:

• Bepaal vooraf over welke gevallen of situaties er een delegatiebeleid moet worden opgesteld. Alle agile teamleden en andere betrokkenen, bijvoorbeeld management, beschrijven situaties of gevallen op post-its.
• De gevallen of situaties kun je eventueel clusteren en prioriteren als het er teveel zijn.
• Alle betrokkenen hebben de beschikking over een set van zeven delegation pokerkaarten (zie hierna).
• Per geval of situatie dien je met elkaar de volgende stappen te doorlopen (vergelijk planningspoker):
• Een persoon licht het geval of situatie toe.
• Alle betrokkenen kiezen een delegation pokerkaart uit.
• Als iedereen gekozen heeft, leg je de kaarten open.
• Degene met de kleinste en het hoogste niveau van delegatie lichten hun keuze toe.
• Vervolgens zoek je met elkaar naar consensus en leg je het resultaat vast op het delegatiebord. Denk hierbij aan een bord met aan de linkerkant een geprioriteerde lijst met gevallen of situaties. En dan horizontaal de zeven delegatieniveaus zodat per geval of situatie aangegeven kan worden welk delegatieniveau van toepassing is.

De delegation poker kaarten

De zeven delegation poker kaarten zijn:

1. Mededelen: ik deel het mee;
2. Verkopen: ik probeer het te verkopen;
3. Raadplegen: ik raadpleeg ze en beslis;
4. Overeenstemmen: we komen samen tot overeenstemming;
5. Adviseren: ik adviseer, echter zij beslissen;
6. Navragen: ik informeer nadat ze hebben besloten;
7. Delegeren: ik delegeer het volledig.

De kaarten zijn genummerd van 1 tot 7, die de zeven niveaus van delegatie aanduiden. Hierbij staat de hoogste kaart gelijk aan volledige delegatie.

Conclusie

Hoe meer een team zelf mag beslissen, hoe dichter het bij zelfsturing komt. Om de discussie te faciliteren, kan handig gebruik worden gemaakt van delegation poker. Waarover mag wel en waarover mag niet besloten mag worden, of tot welk niveau er per geval of situatie gedelegeerd gaat worden.

Wil je samen met je collega’s een sessie waarin je in één keer overzicht krijgt van scrum of Agile-mogelijkheden? Neem contact met ons op.

Contact opnemen

Henny Portman is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M3 Maturity.

Als je dit interessant vindt, lees dan ook eens deze blogs:

Is een agile team altijd autonoom?

https://www.forsa-advies.nl/nieuws/agile-werken/splitsen-van-user-stories

https://www.forsa-advies.nl/nieuws/agile-werken/is-een-agile-team-altijd-autonoom

https://www.forsa-advies.nl/nieuws/agile-werken/een-agile-team-en-meerdere-opdrachtgevers

https://www.forsa-advies.nl/nieuws/agile-werken/cultuur-maakt-of-breekt-je-agile-transformatie