Een succesvol team vormen
Herken je dit in je team? Dat je opziet tegen het volgende teamoverleg. Omdat het eindeloos gaat duren en nergens toe leidt? Dat je je collega niet aan durft te spreken op het niet nakomen van afspraken? Natuurlijk loopt die ene collega de kantjes er weer vanaf en duikt hij voor actiepunten. Bovendien zal die andere collega weer vooraan staan om persoonlijk het succes te claimen. Je zou eigenlijk allerlei zaken willen bespreken, maar je wilt geen bonje.
Al dit soort zaken belemmeren je team om een succesvol team te vormen; zo behaal je niet de beoogde resultaten. Daarbij is het gewoon minder leuk. Misschien ga je zo zelfs met tegenzin naar je werk? Dat is zonde van je tijd en energie.
Wat kun je daar aan doen? Auteur Patrick Lencioni weet raad! In zijn boek ‘The Five Dysfunctions of a Team’ vertelt hij een verhaal over hoe een dysfunctioneel team verandert in een winnend team met flow. En met deze tips kunnen jij en je collega’s ook een succesvol team vormen.
De 5 frustraties
Lencioni beschrijft dus 5 frustraties, oftewel belemmeringen, die het teamsucces in de weg zitten:
- Gebrek aan vertrouwen;
- De angst voor conflicten;
- Gebrek aan betrokkenheid;
- Het ontlopen van verantwoordelijkheid;
- Te weinig aandacht voor (team)resultaten;
Gebrek aan vertrouwen
Het begrip ‘vertrouwen’ slaat hier op positieve intenties van elk teamlid naar elkaar en het team. Met die basis kan elk teamlid zich kwetsbaar opstellen en dat is belangrijk. Als je kwetsbaar kunt zijn, kun je leren, verbeteren en innoveren. Dan kun je om hulp vragen en zelf anderen helpen. En je kunt je excuses maken als iets niet goed is gegaan. Zo kun je samen groeien.
Wat kun je hier aan doen? Lencioni raadt een aantal oefeningen aan voor het vertrouwen, zoals bijvoorbeeld:
- Vraag alle teamleden om iets over zichzelf te vertellen aan de hand van een aantal vragen. Bijvoorbeeld of ze broers of zussen hebben, over hobby’s en hun leukste en minst leuke baan. Het vergroot de empathie en wederzijds begrip.
- Vraag aan alle teamleden om te benoemen wat de belangrijkste bijdrage van elk ander teamlid aan het team.
- Bespreek je profielen van persoonlijkheid en gedragsvoorkeuren met elkaar, bijv. met MBTI. Werk met een vakkundige consultant hiervoor. Belangrijk: het ene profiel niet beter is dan het ander.
De angst voor conflicten
In goede relaties is er ruimte voor conflicten; je mag het hartsgrondig met elkaar oneens zijn, zonder dat je elkaar kwijt raakt. Het vertrouwen uit de vorige stap heb je hierbij hard nodig. Waak ervoor dat het gaat over productieve meningsverschillen en niet over destructieve conflicten.
Productieve conflicten gaan over concepten en ideeën en zijn geen aanval op de persoon. Deze goede conflicten zijn bedoeld om de beste resultaten te boeken door de juiste doelen en route te kiezen. En niet om iemand de grond in te boren. Na een productief conflict blijven er geen negatieve emoties hangen zoals woede en wrok. Wanneer deze discussies niet diepgaand en openlijk in het team gevoerd kunnen worden, leidt dit vaak tot meer indirect gedoe.
Hoe kun je productieve conflicten in het team bevorderen?
- Samen de waarde erkennen van productieve conflicten voor het teamresultaat. En dat je samen deze conflicten nu nog uit de weg gaat.
- Van tijd tot tijd iemand de rol geven om onderhuidse conflicten te benoemen in overleggen. Dat vereist moed, vertrouwen en objectiviteit.
- Elkaar erbij houden in conflicten en benoemen dat het ongemakkelijk voelt, maar dat het belangrijk is om te verdiepen om te komen tot het beste resultaat.
- Instrumenten gebruiken, zoals het Thomas-Kilman Conflict Mode Instrument (TKI), om de persoonlijke stijlen en gedragsvoorkeuren van jezelf en de anderen te begrijpen.
Gebrek aan betrokkenheid
Een team met te weinig betrokkenheid van de teamleden, is minder besluitvaardig. Iedereen zegt van alles. Echter, beslissingen zijn onduidelijk of worden niet door iedereen gesteund. Daarnaast duurt het nemen van beslissingen (te) lang. Vaak doordat er van alles nog onderzocht wordt om absolute zekerheid te bereiken.
Echter, bijna alle besluiten gaan gepaard met onzekerheid. Blijven onderzoeken staat dan gelijk aan geen besluit nemen. Dat is vaak minder effectief. Succesvolle teams stellen zichzelf een deadline voor het nemen van een besluit. Het team heeft een grondige discussie en komt tot een besluit dat door iedereen uiteindelijk actief wordt gesteund.
Op welke wijze kun je betrokkenheid vergroten?
- Luister goed naar elkaar om zo de aanwezige informatie mee te nemen in het besluit. Overweeg besluitvormingsprocessen zoals sociocratische besluitvorming of holacracy. Hiermee kun je borgen dat iedereen wordt gehoord zonder in oeverloze discussies te belanden.
- Spreek af dat je als teamleden accepteert dat je niet altijd je zin kunt krijgen en dat je een groepsbesluit steunt ook als dat besluit niet je voorkeur had.
- Hak samen knopen door en stel deadlines voor het besluit, ook als er nog veel onduidelijkheid is. Het nemen van een besluit is doorgaans beter dan geen besluit nemen.
Het ontlopen van verantwoordelijkheid
Een hele lastige maar wel cruciale om een succesvol team te vormen: het aanspreken van je collega’s op prestaties of gedragingen. Het is vaak ongemakkelijk voor beide partijen. Dat maakt het verleidelijk om het gesprek uit de weg te gaan. Jammer genoeg leidt het vermijden ervan, ertoe dat de kwaliteit van de relatie afneemt; het respect en de waardering voor de ander neemt af.
Hoe kun je komen tot het nemen van verantwoordelijkheid door het team?
- Publiceer de doelstellingen en spelregels. Dus zet op een makkelijk toegankelijke plek wat het team wil bereiken en welke spelregels zijn afgesproken om te komen tot succes.
- Houd regelmatig eenvoudige voortgangsoverleggen. Biedt structuur en ritme. Hierin bespreekt het team feedback en de voortgang richting de teamdoelen.
- Zorg voor teambeloningen in plaats van individuele beloningen. Het beoogde resultaat is de verantwoordelijkheid van het team, niet van een enkeling.
Te weinig aandacht voor teamresultaten
Wanneer teamleden drukker zijn met het versterken van hun eigen status en positie in de organisatie, dan gaat dat ten koste van de resultaten van het team. Ook wanneer het team zich meer bezig houdt met het vergroten van de status van het team dan de werkelijk benodigde resultaten, is dat fnuikend voor het succes. Dat is volgens Lencioni overigens zeker niet alleen het geval in commerciële organisaties. Ook in politieke of welzijnsorganisaties kan het lidmaatschap van het team en de status die dat geeft, afleiden van het werk dat moet worden verzet.
Wil je meer weten over onze verandermanagementtrainingen, lees dan hier. Liever live sparren met ons over hoe je met je collega’s een succesvol team gaat vormen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Bron: deze blog is gebaseerd op het boek ‘De 5 frustaties van teamwork’ van Patrick Lencioni. Dat is een vertaling van ‘The Five Dysfunctions of a Team’. Je vindt dit boek onder meer op Managementboek.
