Elk project begint met waarom

Elk project begint met Waarom? In allerlei organisaties gaan mensen nog steeds rennen en werkzaamheden uitvoeren zonder eerst goed naar het waarom van de besteding van tijd en uren te kijken. Je kunt meer focus en rust in je organisatie creëren door alleen die werkzaamheden cq projecten uit te voeren die de moeite waard zijn.

Business case

Het ‘waarom van een project’. Dit wordt ook wel ‘business case’, ‘zakelijke rechtvaardiging’ of ‘zakelijke onderbouwing’ van een project genoemd in respectievelijk PRINCE2, IPMA en WISP. Laten we ‘business case’ aanhouden voor de rest van de blog.

Met het maken van een business case willen we duidelijk krijgen welke opbrengsten voor de organisatie het project naar verwachting moet én zal opleveren. Dit kan geld zijn in de vorm van meer omzet of minder kosten. Maar het kan ook gaan om meer genezen patiënten of een hogere tevredenheid van burgers.

Hierbij moeten we ook rekening houden met wat het kost om die opbrengsten te realiseren. Onderdeel van de kosten is ook datgene wat we voor het projecten moeten inkopen. Zoals materialen, licenties en advies. Daarnaast nemen we ook de hoeveelheid benodigde interne mensuren mee in de afweging. Interne mensuren zijn schaars en kunnen ook maar één keer worden besteed. Dus belangrijk dat we ook daar slim mee omgaan.

Verder nemen we in een business case mee wat de kans is dat het lukt of mislukt;  een business case met hoge opbrengsten, matige kosten en maar 50% kans van slagen of minder, is doorgaans toch niet zo aantrekkelijk.

Puzzelen met stakeholders

Om de business case goed boven water te krijgen, is het vaak nodig om verschillende mensen te betrekken. Daarmee krijg je de kennis bij elkaar die nodig is om het puzzeltje compleet te maken. Jaren geleden bij de ICT afdeling van Q8 werd overwogen om een investering te doen in het aanpassen van allerlei templates in een systeem. De belanghebbenden werden bij elkaar gehaald. De gebruikers zouden er mee geholpen zijn. De expert van de templates kon aangeven hoeveel uren de aanpassing zou kosten. De beheerder van het systeem wist te vertellen dat het systeem met een half jaar vervangen zou moeten worden. Het project werd afgeblazen in afwachting van het nieuwe systeem.

Dan wegen we de opbrengsten, ook wel benefits genoemd, af tegen de kosten en risico’s anderzijds. Aan de hand daarvan kunnen we bepalen of het project de moeite waard is en ondernomen moet worden.

Eerst nadenken, dan rennen

Dit klinkt misschien als te simpel. Maar in veel organisaties gaan mensen alvast rennen om iets voor elkaar te brengen. Uit betrokkenheid en hart voor de zaak. Om het maar vast achter de rug te hebben. Maar het is uiteindelijk behoorlijk demotiverend als je net honderden uren aan templates hebt besteed die daarna de virtuele prullenbak in kunnen. Zorg dus dat je de juiste stakeholders bij elkaar krijgt en dat je wat tijd neemt om te begrijpen wat er allemaal bij komt kijken. En dat je elk project begint met ‘waarom?’.

Een project als een olifant

Projecten kunnen bovendien aan de voorkant er veel eenvoudiger uitzien dan ze zijn. Hiermee kan een te optimistisch beeld ontstaan over hoeveel werk iets is. En dat leidt weer tot een te positieve business case vooraf. Daarom kun je denken aan een olifant. Als je alleen het uiteinde van de slurf uit de struiken ziet komen, dan lijkt het dier klein. Tot dat de kop en het lijf te voorschijn komen. Zo kunnen we projecten ook ervaren. Belangrijk dus om eerst ‘de hele olifant’ op hoofdlijnen in beeld te hebben, voordat we een besluit nemen.

Bij wijze van breinoefening: bedenk eens wat je allemaal moet doen om een nieuw product te lanceren. Onder aan de blog vind je een opsomming van mogelijke gevolgen. Heb je ze allemaal gevonden?

De film vooruit spoelen

Opvallend is dat zeer ervaren projectmanagers vaak spreken over de ‘film afspelen’. In gedachten spoelen ze de film in versneld tempo vooruit: wat moet er gebeuren om het projectresultaat te bereiken? En welke mensen en middelen heb je daar voor nodig? En als ze de film een aantal keren hebben afgespeeld, dan spelen ze hem nog eens achterstevoren; als we dit punt willen bereiken, wat moet er dan geregeld zijn om daar te komen. Zo krijgen ze een goed beeld van de planning en kosten op hoofdlijnen. En dat is weer belangrijke input voor de business case.

Monitoren en bijhouden

Het is heel belangrijk om de business case in het oog te blijven houden tijdens de uitvoering van een project. Wat als de materialen tweemaal zo duur worden? Wat als blijkt dat de oplossing technisch ingewikkelder lijkt dan gedacht? Wat als er een nieuwere en betere oplossing beschikbaar komt, terwijl het project nog loopt? Werk de business case regelmatig bij en bekijk de verhouding tussen opbrengsten, kosten en risico’s opnieuw. Projecten zijn uniek. Dat betekent dat niet alles te voorspellen is. Blijf alert en bepaalde de impact op de business case. Wanneer de business case niet meer positief is, stop dan met het project. Is het project wel afgerond, evalueer dan na enige tijd of het gelukt is om ook de business case waar te maken. Dit is weer belangrijke input om van te leren voor toekomstige projecten.

Conclusie

Dat elk project begint met ‘waarom?’ is cruciaal in een tijd waar er meer dan anders meer mogelijke projecten zijn dan mensen om de projecten in te vullen. Zeker als we weten dat niet ieder project een positieve bijdrage aan de organisatie levert. Zet samen de opbrengsten, kosten en risico’s op een rijtje. Laat de stuurgroep cq opdrachtgever een knoop doorhakken.

Meer weten?

Uiteraard valt er veel meer over de business case te vertellen. Wat is de inhoud van een project business case als onderdeel van een programma? Wat doe je met projecten die verplicht zijn? Wat zijn bekende valkuilen en succesfactoren? Neem daarvoor contact met ons op en we helpen je graag verder.

Contact opnemen

Deze blog ‘Elk project begint met waarom’ is geschreven door Tanja van den Akker.

Had jij ze allemaal?

Een aantal activiteiten die kunnen komen kijken bij het opnemen van een nieuw product in je assortiment:

• • aanpassen van allerlei logistieke, commerciële en administratieve processen;
  • informeren en/of trainen van operationele, administratieve en commerciële medewerkers;
  • aanpassen van ondersteunende systemen en sjablonen om het product te kunnen leveren;
  • contracteren en/of informeren van leveranciers;
  • communiceren en promoten van het nieuwe product. Dat betekent wellicht het aanpassen van de marketingplannen, het aanpassen van de website en bijbehorende koppelingen, enz;
  • informeren van partners zoals wederverkopers;
  • aanpassen van kwaliteitssystemen zoals ISO;

• enz.

Heb jij nog andere gevonden die voor veel nieuwe producten gelden? Geef eens door via deze contactgegevens.