Iedereen een stem in holacracy

Verandering gaat nu vaak over inclusiviteit, diversiteit en de stem van de minderheid. Hoe laat je iedereen zijn of haar invloed uitoefenen én behoudt of versterkt de organisatie haar slagkracht?

Om een idee te hebben hoe dit er uit kan zien, kun je bijvoorbeeld kijken naar Holacracy. En in tegenstelling wat je misschien denkt, is dit zeker geen soft gedoe! Overleggen zijn messcherp. Eindeloos vergaderen om het vergaderen is er niet bij. In deze blog komt governance als begrip aan bod, een samenvatting van hoe holacracy werkt en hoe zo iedereen een stem in holacracy heeft.

Wat is governance? Volgens het Oxford Dictonary van 1972s is governance: ‘het uitvoeren van beleid, controle, macht, regels en principes van organisaties’. In holacracy bestaat de governance van de organisatie uit:

• de algehele spelregels inclusief de grondwet van de organisatie, ook wel de ‘rule of law’ genoemd. Hiermee draagt de directeur/eigenaar de macht over aan het proces.
• een organisatiestructuur met supercirkels, subcirkels en rollen. Rollen kennen een domein waarvoor de rol verantwoordelijk is, bijvoorbeeld ‘E-mail marketing’ en bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Verder zijn er rollen met een verantwoordelijkheid om het werk te organiseren en afstemming te bevorderen: lead reps, link reps, facilitators en secretarissen.
• het beleid, wat in holacracy gaat over  ‘een toekenning of beperking van bevoegdheid die impact heeft op het domein of rol’.
• operationele overleggen en roloverleggen.

De Grondwet

De implementatie begint met het ondertekenen van de ‘grondwet’ door de directeur die daarmee de macht overdraagt aan het holacracy proces. Hiermee krijgt iedere rol in de organisatie de macht om die acties en beslissingen te nemen die nodig zijn om de betreffende rol optimaal in te vullen. De beperking is dat je de belangen van andere rollen niet mag schaden tenzij je daar toestemming voor krijgt, bijvoorbeeld doordat de rollen worden aangepast in een roloverleg.

Cirkels en spanningen

Holacracy kent als organisatiestuctuur geen harkje maar cirkels. Elke cirkel kent een domein waarvoor het verantwoordelijk is. Naarmate er meer werk is op een bepaald gebied en er meer mensen bijkomen, zal het team worden gesplitst in subcirkels. Een subcirkel gaat dan over  een deeldomein binnen een supercirkel. Bijvoorbeeld: de subcirkel ‘Online marketing’ is onderdeel van de supercirkel ‘Marketing’. Afstemming tussen de sub- en supercirkel vindt plaats via de ‘rep link’. De rep link adresseert in de overleggen ‘spanningen’ namens de leden van de subcirkel in de supercirkel en beoordeelt spanningen die worden aangedragen van buiten diens subcirkel. Zie ook het plaatje bovenaan in de blog.

Wanneer rollen in de organisatie niet goed op elkaar aansluiten, komen verwachtingen van de betrokkenen niet overeen. Daardoor ontstaat vaak irritatie, frustratie en wrijving. Dat heet in holacracy ‘spanning’. De regels is dat als iets niet expliciet in een rol staat, dat niet van de betreffende rol verwacht worden. Rollen worden daarom voortdurend aangescherpt en aangevuld. Dat kan in principe uitsluitend in het roloverleg. Als uitzondering kan iemand een urgente actie uitvoeren en daarmee het domein van anderen betreden, bijvoorbeeld als wachten tot een roloverleg teveel schade zou opleveren. Maar daar gelden duidelijke voorwaarden voor, onder meer dat de betreffende rol ook verantwoordelijk is voor het opruimen van de nevenschade en het structureel oplossen van de spanning.

 

Overleggen en beleid

Holacracy kent twee belangrijke soorten overleggen:

• Operationele overleggen, waarin de leden van een cirkel concrete voorstellen bespreken en hierover besluiten. De rollen die verantwoordelijk zijn voor hetgeen op tafel ligt, besluiten. In de basis mogen andere rollen alleen voorstellen en bezwaren uiten als ze kunnen uitleggen waarom het belangrijk is voor hun eigen rol of rollen.
• Roloverleggen waarin de leden van de cirkel de spanningen bespreken die ontstaan doordat rollen niet goed op elkaar aansluiten. Uit werkoverleggen komt vaak naar voren dat een rol een verwachting heeft van een ander die niet expliciet staat benoemd. Wat er niet staat, mag je niet verwachten.

Geen soft gedoe

Misschien verwacht je bij een model waarin iedereen een stem heeft, dat het een softe organisatie gaat worden met veel gepraat en lievigheid. Dat is eigenlijk nauwelijks het geval. Er zijn vaste momenten in overleggen waarin mensen kunnen aangeven hoe ze zich voelen, bijvoorbeeld aan het begin van een overleg. Dan kunnen mensen in de check-in aangeven hoe ze zich voelen, zodat ze zich weer vrij kunnen maken voor het overleg. Het is dan niet toegestaan om te reageren. Ook is discussie toegestaan op specifieke momenten in de overleggen. Op sommige momenten in overleggen mogen mensen reageren door vragen te stellen voor verduidelijking,  op andere momenten door een reactie te geven, maar vaak zonder discussie.

Je bent NIET je rol

Een belangrijk onderliggend principe is dat je niet je rol bént. Je bent als mens een rentmeester van een domein van werk in de organisatie. Net als voor je kind, wil je het beste voor de organisatie en wil je het de ruimte geven voor hoe het zich wil ontwikkelen. Je kunt meerdere rollen combineren maar ook rollen, zoals Facilitator of Secretaris van je cirkel ook weer kwijt raken door een verkiezing.

Het doel van je rol is de organisatie te dienen. Opvallend is dat Brian Robertson eigenlijk aanmoedigt om je eigen wensen en dromen aan de kant te schuiven. Je mag in de rol ook niet je eigen belangen dienen, maar alleen die van je rol ten behoeve van de organisatie. Zoals Brian het stelt: je geeft ruimte aan wat de organisatie ‘wil worden’ en niet wat jij wilt dat het wordt. Hij gebruikt hierbij dat het sturen van je kind naar de carriere die jij voor hem/haar had gewild, ook doorgaans geen succes is.

Conclusie

Holacracy maakt het mogelijk om iedereen een stem te geven op het domein waar diens rol over gaat en verder niet. Alle discussies die niet vanuit het belang van de betreffende rol worden gevoerd of niet in het juiste overleg of agendapunt worden genadeloos afgekapt. Wil je hier meer van weten, dan verwijzen we je graag door naar een van onze partners.

Wil je eens sparren over de situatie in jouw organisatie, neem dan contact met ons op.

Contact opnemen

Deze blog is geschreven door Tanja van den Akker. Geaccrediteerd verandermanagement en PRINCE2 trainer, auteur van PRINCE2 voor professionele projecten en Verandermanagement, basisprincipes en praktijk.

Deze blog is gebaseerd op het boek Holacracy van Brian Robertson.