Praktisch portfoliomanagement met MoP
Organisaties willen vaak meer initiatieven realiseren dan praktisch haalbaar is. Ze stuiten op beperkingen, zoals een tekort aan budget of medewerkers om de gewenste veranderingen door te voeren. Dit vraagt om het maken van duidelijke keuzes. Portfoliomanagement biedt hiervoor een effectief instrument. Een veelgebruikte methode is Management of Portfolios (MoP). Het officiële MoP-boek en MoP-trainingen bieden een stevig theoretisch kader en toepassing. De implementatie komt hierin op hoofdlijnen aan bod. Over dat laatste valt nog meer te vertellen.
Deze blogreeks biedt praktische inzichten en tools die helpen bij het invoeren van portfoliomanagement of bij het verbeteren van een bestaande portfoliomanagementpraktijk. Hierbij dient MoP als basis.
De vijf principes van effectief portfoliomanagement
Vijf generieke principes vormen de basis van effectief portfoliomanagement. Deze principes creëren een organisatorische omgeving waarin de portfoliodefinitie- en leveringspractices optimaal kunnen functioneren. Het begint met de betrokkenheid van het senior management, gevolgd door een sterke afstemming op het bestuur en de strategie. Daarnaast speelt een goed functionerend PMO een cruciale rol, evenals het stimuleren van een cultuur die veranderingen ondersteunt en bevordert.
De portfoliodefinitiecyclus
De portfoliodefinitiecyclus omvat de practices begrijpen, categoriseren, prioriteren, balanceren en plannen. Deze cyclus helpt bij het vaststellen en structureren van een portfolio dat de strategische doelen ondersteunt. Een aantal van deze practices is al besproken in de blog Portfoliomanagement is een voorwaarde voor beter projectmanagement.
De portfolioleveringscyclus
De portfolioleveringscyclus richt zich op de uitvoering en omvat practices zoals management control, batenmanagement, financieel management, risicomanagement, stakeholdermanagement, besturingsorganisatie en capaciteitsmanagement. Deze cyclus zorgt ervoor dat het portfolio effectief wordt beheerd en afgestemd blijft op de strategische doelen.
De verbindende rol van organisatie-energie
Organisatie-energie speelt een cruciale rol in het verbinden en sturen van de twee cycli van portfoliomanagement. Medewerkers moeten zich betrokken voelen, zich richten op de juiste doelen en samenwerken als één team. Organisatie-energie fungeert als de brandstof die nodig is om veranderingen succesvol te realiseren.
De strategische en organisatorische context
Portfoliomanagement staat niet op zichzelf maar hangt samen met zes sleutelfuncties of activiteiten: strategische of bedrijfsplanning, business as usual, budgettering en resource-allocatie, project- en programmamanagement, prestatiemanagement en corporate governance.
Het officiële MoP-boek legt de relatie tussen portfoliomanagement en elke sleutelfunctie of activiteit afzonderlijk uit. Om deze relaties duidelijker te maken, zijn de zes sleutelfuncties of activiteiten samengebracht in één overzicht. Dit overzicht vergemakkelijkt het inzicht in waarom deze relaties essentieel zijn voor effectief portfoliomanagement.
Strategische of bedrijfsplanning
De figuur begint bovenaan, waar strategische/bedrijfsplanning aan de ene kant business as usual (run the business) aanstuurt en aan de andere kant de basis legt voor de reikwijdte van het portfolio (change the business). Prestatiemanagement staat hier tussenin en speelt een cruciale rol om ervoor te zorgen dat iedereen doet wat nodig is om de doelstellingen te behalen. Dit omvat KPI’s die zowel de normale gang van zaken als de veranderinitiatieven ondersteunen. Zonder duidelijke KPI’s, en eigenaarschap kan dit leiden tot problemen of mislukking.
Programma- en projectmanagement
Programma- en projectmanagement fungeren als mechanismen om veranderingen te realiseren. De portfoliomanagementfunctie biedt hiervoor de standaarden, processen, en opleiding, eventueel georganiseerd middels een Centre of Excellence, en beheert de afhankelijkheden en risico’s binnen de programma- en projectmanagementfunctie. Budgettering en resource-allocatie – inclusief geld, mensen, apparatuur en faciliteiten – zorgen ervoor dat controle wordt behouden en dat het portfolio beheersbaar, realistisch en uitvoerbaar blijft, terwijl tegelijkertijd de reguliere bedrijfsvoering doorgaat.
De resultaten van programma- en projectmanagement leiden tot een aangepaste business as usual-organisatie. Het runnen van deze aangepaste organisatie resulteert in het realiseren van de voorspelde baten en daarmee het behalen van de organisatiedoelstellingen.
Organisatie governance
Achter al deze functies staat organisatie governance. De voortdurende activiteiten van interne controle en portfoliomanagement ondersteunen deze governance door de strategie te koppelen aan het portfolio. Het biedt een raamwerk voor de uitvoering van het portfolio, schept duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en bewaakt de voortgang ten opzichte van het plan.
Succes van portfoliomanagement
Het succes van portfoliomanagement ligt in de harmonieuze samenwerking tussen strategische bedrijfsdoelen, operationele uitvoering en het realiseren van veranderingen. Alleen door een helder verband te leggen tussen deze elementen kan de wendbaarheid en focus ontstaan die nodig zijn om duurzaam waarde te creëren.
Verder lezen over portfoliomanagement?
Deze blog is de eerste in een nieuwe reeks over portfoliomanagement. In deze serie komt telkens een specifiek aspect van Management of Portfolios, oftewel MoP, aan bod, dat verder wordt toegelicht of uitgediept. De volgende blogs staan op de planning:
- Positionering portfoliomanagement (die heb je voor je);
- Begrijpen: Stap 1 bij het definiëren van het portfolio;
- Categoriseren: Stap 2 bij het definiëren van het portfolio;
- Prioriteren: Stap 3 bij het definiëren van het portfolio;
- Balanceren: Stap 4 bij het definiëren van het portfolio;
- Plannen: Stap 5 bij het definiëren van het portfolio;
- Besturing organisatie (portfolioleveringscyclus);
- Bewaken en beheersen van de voortgang (portfolioleveringscyclus);
- Capaciteitsmanagement (portfolioleveringscyclus);
Zie ook onze blogs over portfoliomanagement als randvoorwaarde voor een beter projectmanagement en Wendbaarheid en portfoliomanagement.
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
Deze vragenlijst is afkomstig uit het boek Management of Portfolios en losjes vertaald. Copyright is van kracht: ©2011, AXELOS Ltd. All rights reserved.
