Een goede scrum master
Wij hebben echte een hele goede scrum master! Mijn partner, Albert, komt net terug van zijn project en straalt. Hij werkt aan een groot project bij de overheid met agile teams. Zijn enthousiasme maakt me nieuwsgierig: wat maakt die scrum master zo een goede scrum master? En wat kunnen we daar van leren? In deze blog lees je zijn antwoord en ervaring. True story.
(foto toont Yoda uit Starwars, de wijze Jedi en mentor van Luke Skywalker)
Stand-ups
Albert begint zijn verhaal: tijdens de dagelijkse stand-ups helpt deze scrum master, Frank Ouwehand, ons om te focussen. De procesafspraak voor de stand-up die we hierover hebben is behoorlijk standaard. Elk teamlid beantwoordt kort deze vragen:
- wat heb je gedaan sinds de vorige stand-up de werkdag ervoor
- wat ga je deze dag doen
- waar heb je hulp bij nodig? en van wie?
Geestdriftig vertelt Albert verder: ‘Om deze zaken goed en compact te vertellen moet je je wel voorbereiden. En als we teveel in details treden en discussies gaan voeren, dan signaleert hij dat. En dan denken we ‘o ja, we doen het weer’. Discussies en details zijn voor buiten de stand-up. In de stand-up kun je wel afspreken dat je iets met iemand anders in het team wilt doornemen later die dag. Door de focus en voorbereiding, ronden we de stand-up nu af in vijftien minuten.’
Hierbij bedenk ik me: het zijn misschien logische zaken die je al eens ergens anders gelezen hebt, maar om het te blijven doen, vereist discipline. Een goede scrum master kan je als team hier weer bewust van maken.
Refinement meeting
Albert vervolgt zijn verhaal: ‘We hebben twee refinement meetings per week in een sprint van 3 weken. Ook voor de refinement meetings waarin het team de user stories doorneemt en verduidelijkt, is voorbereiding nodig. Is een user story niet voorbereid, dan betekent dat de user story wordt overgeslagen voor die refinement meeting. Dat uitstel is natuurlijk ook nadelig voor de product owner en de business. Dan moet je je werk maar goed doen. Die fout maak je geen tweede keer.’
‘Deze scrum master heeft ons ook geholpen om de user stories kleiner te maken en te zorgen dat het pakketjes werk vormen, die het team zelfstandig kan realiseren. Iets aanvragen en dan 3 weken wachten tot een ander team of een afdeling oplevert, is nooit meer samen één user story.’
‘Dus een aanvraag om een firewall aan te passen goed voorbereiden en indienen is een user story. Het weer oppakken van het werk nadat de andere partij heeft geleverd, is een andere story. Hiermee wordt de werksnelheid van het team, ook wel velocity genoemd, veel voorspelbaarder. Het team kan het in de sprint planning toegezegde werk ook daadwerkelijk afronden binnen de sprint en zo haar afspraken nakomen.’
‘Ook hebben we in eerste instantie bewust minder punten opgepakt per sprint op aanraden van de scrum master. Het is de gedachte van versnellen door te vertragen. Doordat we tot dan toe vaak te veel werk in een sprint wilde proppen, kwam het niet af. Doordat we nu realistischere afspraken hebben en in het werk minder afhankelijk zijn, lukt het ook om het afgesproken werk echt af te hebben.’
Retrospective
‘En wat nog meer?’ vraag ik nieuwsgierig. Dan schiet Albert nog te binnen: ‘deze scrum master introduceert ook leuke werkvormen. Dat geeft ook weer energie in het team. Zo werken we nu met de ‘waste snake’, oftewel de verspillingsslang. De scrum master heeft een slang getekend op het teambord. Iedereen die een iets ervaart dat leidt tot verspilling van kostbare tijd in het bereiken van de sprint doelen, die schrijft dit op een briefje en plakt dit op de slang. In de retrospective analyseer je met elkaar de briefjes door ze bijvoorbeeld in categorieën te bundelen: ondersteuningsvragen, zinloze discussies, facilitaire problemen, enzovoorts. Aan de hand daarvan kiest het team verbeterpunten voor de volgende sprint.’ Hieruit kwam naar voren dat we als team teveel last hebben van zaken waar we niet voor verantwoordelijk zijn. En daar hebben we onze werkwijze op aangepast.
Conclusie
Al met al ervaart mijn collega, dat zijn team proactiever en meer gefocust is geworden en daarmee vormen ze samen een slagvaardiger team. Uiteraard moeten ze dit straks zelf kunnen, maar deze begeleiding heeft hen goed geholpen.
Wil je meer weten over agile transformaties, dan is onze blog Naar een meer agile organisatie een goed startpunt. Of informatie over onze Agile Scrum Master training? Live sparren? Het kan allemaal.
Tanja van den Akker is blogger, auteur en trainer in projectmanagement en verandermanagement.
