Prioriteren in een agile team

Hoe werkzaamheden te prioriteren in een agile team? De tijd is gelukkig voorbij dat degene met de luidste stem het voor het zeggen heeft. De hoeveelheid werk die verzet moet worden, is echter vaak meer dan een team kan verwerken in een tijdsperiode. Dat betekent: keuzes maken en prioriteiten stellen. In deze blog passeren een aantal keuze mechanismen de revue zoals de Eisenhouwer matrix, MoSCoW en WSJF.

Eisenhower matrix

Een bekende uitspraak van generaal Dwight D. Eisenhower is “Plans are nothing, planning is everything”. Tijdens de planning bespreek je wat je minimaal wilt bereiken. Om snel en besluitvaardig prioriteiten te kunnen stellen heeft hij een handig en simpel hulpmiddel bedacht. In de Eisenhower matrix worden twee vragen tegen elkaar afgezet.

• Is het belangrijk?
• Is het urgent?

Op basis van deze twee vragen kun je vervolgens besluiten om het direct op te pakken, het later uit te voeren, het te delegeren of het niet uit te voeren. Probleem hierbij is dat als er te veel belangrijke en urgente zaken zijn, je nog niet weet wat je als eerste op moet pakken. Dus hoe dan te prioriteren in een agile team?

MoSCoW

Een veel gebruikte methode om eisen of backlog items te prioriteren is de MoSCoW-methode. Het is een afkorting, waarvan de letters staan voor:

• M – Must haves: niet onderhandelbaar. Zonder dit heeft het project geen bestaansrecht.
• S – Should haves: belangrijk maar niet onmisbaar. Zonder dit kan het eindproduct nog steeds waarde opleveren. Wellicht is een workaround nodig.
• C – Could haves: wenselijk, maar niet zo belangrijk als de should haves. Worden alleen uitgevoerd indoen er voldoende tijd en budget is.
• W – Won’t have: op dit moment niet nodig. Heeft nu geen business waarde.

Bij de MoSCoW-methode geldt hetzelfde probleem als bij de Eisenhower matrix. Hoe ga je om met te veel must haves? AgilePM hanteert hiervoor de volgende vuistregel: bij het plannen worden er maximaal 60% must haves, 20% should haves en 20% could haves ingepland zodat gewaarborgd wordt dat in ieder geval alle must haves gerealiseerd worden waarbij bij tegenvallers eerst de won’t haves worden opgeofferd en vervolgens de could haves.

WSJF

Weighted Shortest Job First is een prioriteringsmethode ontwikkelt door Don Reinertsen en vooral bekend door het gebruik binnen SAFe. WSJF gaat niet uit van de waarde die een backlog item oplevert maar van de kosten van het niet hebben. Het doel is om de kosten van de vertraging over alle backlog items te minimaliseren.

Een voorbeeld: je hebt twee items waarbij item A 3 dagen duurt om te realiseren en iedere dag dat je het item niet hebt kost €1000. Een 2e item B duurt 1 dag om te realiseren en ook dit item kost je iedere dag dat je het niet hebt €1000. Het is dan verstandiger om te beginnen met item B.

Voorbeeld 2: je hebt 2 items C en D. De doorlooptijd van beide items is gelijk. De kosten van vertraging zijn bij item C €3000 en bij item D €1000. In dit voorbeeld kan je dus beter met item C beginnen. De wereld is echter niet zo simpel. In de backlog staan items met verschillende doorlooptijden en verschillende kosten van vertraging. Je kunt WSJF berekenen door per item de kosten van vertraging te delen door de doorlooptijd. Het item met de hoogste WSJF krijgt de hoogste prioriteit.

Geen exacte waarden

Het is vaak onmogelijk om de absolute waarden vast te stellen van de kosten van vertraging en doorlooptijd. Bij het prioriteren gaat het om het bepalen van de volgorde, het gaat niet om de exacte waarden. Het is mogelijk om de WSJF van je backlog te berekenen op basis van relatieve waarden (bv. 1, 2, 3, 5, 8, …) voor de kosten van vertraging en voor de doorlooptijd.

Kosten van vertraging is opgebouwd uit de volgende drie onderdelen:

• Gebruikerswaarde
• Het tijdkritisch zijn
• Risicoreductie

Voor alle drie de onderdelen bepaal je per backlog item de relatieve waarde.

Kies in de backlog het item met de kleinste gebruikerswaarde en relateer alle andere backlog items hieraan oftewel ‘dit backlog item levert drie keer zoveel waarde als het item met de kleinste waarde’. Herhaal deze werkwijze voor de onderdelen tijdkritisch zijn en risicoreductie.

Bepaal dan de relatieve waarde van de doorlooptijd op dezelfde wijze. Kies het backlog item met de kortste doorlooptijd en relateer alle andere items hieraan.

Per backlog item kun je dan de relatieve waarde van de kosten van vertraging berekenen door de relatieve waarden van de drie onderdelen op te tellen.

Per backlog item kan nu de WSJF bepaald worden door de relatieve waarde van de kosten van vertraging te delen door de relatieve waarde van de doorlooptijd. Het item met de hoogste WSJF heeft de hoogste prioriteit.

Conclusie

De Eisenhower matrix en het MoSCoW model geven geen volledig geprioriteerde lijst van items. Daarnaast is de mogelijkheid aanwezig dat je met slechts een paar grote items aan de gang gaat. Waarbij het risico aanwezig is dat het team uiteindelijk niets oplevert in de sprint. WSJF is geen exacte wetenschap maar het biedt je wel een objectief geprioriteerde lijst voor het prioriteren in een agile team.

Contact?

Wil je samen met je collega’s een sessie waarin je in één keer overzicht krijgt van scrum of Agile-mogelijkheden? Neem contact met ons op.

Contact opnemen

Henny Portman is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M3 Maturity.