Time-to-market verkorten van projecten
Een snelle time-to-market is in een concurrerende markt essentieel. Veel organisaties zoeken ook naar manieren om een nieuw product of service in een zo kort mogelijke tijd op te leveren. Het fenomeen ‘wachten’ is een van de grootste oorzaken van uitlopende of vertraagde projecten. Hoewel ‘wachten’ niet de enige factor is die kan leiden tot onnodig lange doorlooptijden in projecten, zoomt deze blog in op vorm van onnodig wachten en wat er aan te doen. In deze blog lees je hoe je de time-to-market kunt verkorten van projecten.
Wachten op hobbyprojecten
Als schaarse resources zoals mensen en middelen, besteed worden aan projecten die niet bijdragen aan de strategie van de organisatie kunnen deze schaarde resources niet ingezet worden op andere projecten. Een bekend voorbeeld zijn projecten die omschreven kunnen worden als pet projecten – het speeltje van een van de directeuren. Een van de taken van portfoliomanagement is het selecteren van alleen die projecten die bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie.
Wachten door multitasken
Medewerkers die op drie of meer projecten tegelijkertijd werkzaam zijn, zijn aan het multitasking. Een probleem oppakken én oplossen is vaak niet mogelijk omdat de volgende dag gereserveerd staat voor een ander project. Het gevolg is dat alle betrokken projecten hierdoor een langere doorlooptijd hebben. Ook hier speelt portfoliomanagement bij het opstellen van een portfolioplan een belangrijke rol. De portfoliomanager moet toezien op het zoveel mogelijk ‘dedicated’ inzetten van medewerkers op een project. Oftewel ‘dedicated’ betekent hier dat de betreffende persoon diens volledige werkweek besteed aan één project.
Wachten op andere projecten
Portfolioplannen met te veel tegelijkertijd lopende projecten kenmerken zich door medewerkers die van het ene project naar het andere springen. Dit is vaak het gevolg van een management dat onvoldoende in staat is om prioriteiten te stellen. ‘Deze projecten hebben allemaal de prioriteit 1”. Portfoliomanagement speelt hier een belangrijke rol door voorafgaand aan het opstellen eerst de lijst met initiatieven te prioriteren en met het zo veel mogelijk dedicated inzetten van mensen zoals in het vorige punt.
Wachten op management commitment
Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van een project. Hierbij speelt het management een bescheiden rol. Echter, wanneer er problemen ontstaan waarbij juist het management oplossingsrichtingen kan aandragen of deuren kan openen naar partijen die kunnen helpen bij de oplossing, dan is het dringend. Zonder deze managementsupport zullen projectvertragingen optreden.
Wachten op besluitvorming
De Standish Group heeft onderzocht dat uitgestelde besluitvorming een van de belangrijkste oorzaken is voor projectuitloop. Als je als management zelf besluiten wilt nemen vraagt dat om tijdige besluitvaardigheid. Veel beslissingen kan een opdrachtgever of stuurgroep echter gedelegeren naar de projectmanager of naar de onderliggende ontwikkelteams; dit bevordert de snelheid van besluitvorming.
Wachten door afhankelijkheden
Als team wil je zelf verantwoordelijk zijn voor de realisatie van het product, dienst of service. In de praktijk zijn vaak, omwille van efficiency, bepaalde taken ondergebracht bij een specialistisch team. Dit team vormt dan vaak een bottleneck met uitloop tot gevolg. Veel bedrijven creëren een managementoplossing om zicht te krijgen op afhankelijkheden. Beter is een aanpak waarbij je afhankelijkheden zelf elimineert door alle noodzakelijke kennis binnen het team onder te brengen of door de applicaties zodanig te ontwerpen dat er een geen afhankelijkheden zijn. Een applicatie-architectuur op basis van micro-services is hier een voorbeeld van.
Wachten op een specialist
Ook binnen een team kunnen wachttijden ontstaan. Een team bestaat uit verschillende specialisten zoals ontwikkelaars en testers. Als er op een gegeven moment geen testers aanwezig zijn dan kunnen er geen functies opgeleverd worden. Een oplossing hierbij is om van medewerkers meer generalisten te ontwikkelen. Zo kunnen ontwikkelaars de basisvaardigheden van testers uitvoeren en andersom. Daarmee minimaliseer je wachttijden en kun je de time-to-market verkorten van projecten.
Wachten op vorming van projectteam
Projecten kenmerken zich door het tijdelijke karakter. Er is een start- en einddatum. Aan het begin van een project selecteert je medewerkers en bouw je een team op. Na afloop van het project ontmantel je het team weer. Hier is veel tijd mee gemoeid, denk bijvoorbeeld aan de Tuckman fasen die het team zal doorlopen. Veel organisaties maken de stap naar permanente (agile) teams waarbij het werk naar toegebracht wordt. Hiermee voorkom je dat je teams steeds opnieuw moet opbouwen. Bijkomend voordeel is ook dat de kennis binnen het team blijft wat ook weer een versnelling oplevert.
Wachten op de juiste aanpak en vaardigheden
Projectmanagement is een vak; niet iets om er even bij te doen. Projectmanagers hebben er baat bij als zij voldoende bagage in de vorm van training, opleiding en ervaring, hebben. Er is echter geen allesomvattende aanpak die altijd tot succes leidt. Het kunnen kiezen van de juiste aanpak bij het initiatief vraagt om verschillende trainingen. Daarnaast is training-on-the-job en coaching een welkome aanvulling om daarmee de doorlooptijd van een project te versnellen.
Wachten op oplevering Nice to Have’s
‘The devil zit in de details’. Het opleveren van een product, dienst of service waarin alle specificaties zijn meegenomen kost vaak meer tijd dan is begroot. Des te frustrerender is het dan om te weten dat 40-60% van de gerealiseerde functies niet of nauwelijks gebruikt worden. Door de specificaties te prioriteren op volgorde belangrijkheid, bijvoorbeeld door gebruik te maken van het MoSCoW principe en gebruikers te laten experimenteren met een beperkte set van functies versnelt de doorlooptijd en resulteert in waardevolle feedback voor het vervolg.
Conclusie Time-to-market verkorten van projecten
Eliminatie van een of meer van de hiervoor genoemde wachttijden zal de doorlooptijd van een project versnellen.
Wil je meer weten over time-to-market verkorten van projecten in jouw organisatie? Neem dan nu contact met ons op:
Henny Portman is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M3 Maturity.
