Dé 5 valkuilen in projectmatig werken
Starten met projectmatig werken? Doe dan je voordeel met de ervaring van anderen en neem deze vijf valkuilen in projectmatig werken eens door. Dat gaat jou alvast niet overkomen in je volgende project.
De top 5 valkuilen in projectmatig werken
Valkuil 1: Het ‘waarom’ van het project is niet duidelijk of het klopt niet
Projecten worden vaak gestart in een golf van aanstekelijk enthousiasme of de gevoelde urgentie om snel een probleem op te lossen. Dan wordt het helaas – ten onrechte – niet altijd gewaardeerd wanneer je kritische vragen stelt, zoals: waarom doen we dit eigenlijk? Hierbij is het van belang om goed dóór te vragen.
Stel je wordt gevraagd voor een project om de ‘Fiets van de Zaak’ te organiseren. De werkgever biedt medewerkers dan fiscaal voordelig een fiets die ze zakelijk en privé kunnen gebruiken. De opdrachtgever wil hiermee bereiken dat binnen een jaar het ziekteverzuim daalt en het aantal benodigde parkeerplaatsen omlaag kan. Als projectmanager is het dan belangrijk om eerst even na te gaan of fietsen van de zaak inderdaad deze voordelen zullen gaan opleveren in deze situatie.
Je kunt bijvoorbeeld eerst proberen na te gaan wáárom mensen met de auto naar het werk komen: hebben ze veel spullen bij zich? Moeten ze regelmatig naar klanten toe die niet in de buurt zijn gevestigd? Wonen de medewerkers op een afstand die ze redelijkerwijs dagelijks zouden kunnen fietsen? En wat is de oorzaak van het ziekteverzuim eigenlijk? Een fiets zal niet snel helpen tegen een verstoorde arbeidsrelatie of een gebroken been.
Valkuil 2: De opdrachtgever c.q. stuurgroep stuurt niet of onvoldoende
Sommige managers zien het benoemd worden als stuurgroep lid c.q. opdrachtgever als een erebaantje waarbij je vooral werk doorschuift naar de projectmanager.
En hoewel een projectmanager inderdaad veel werk met betrekking tot het project uit handen neemt, blijft er vaak nog voldoende belangrijk werk over voor de bestuurder(s) van het project. Denk aan het zorgen voor beschikbare mensen, de financiële middelen, prioriteit geven aan het project, afstemmen met het hoger management, het voortdurend actief promoten van het project, het beslissen over voorstellen van de projectmanager, het tonen van rolmodelgedrag, het aanspreken van ‘dwarsliggers’, enzovoorts. Zonder deze actieve steun van stuurgroep leden c.q. de opdrachtgever komen projecten in de problemen.
Valkuil 3: Dolfijnen, GEEN walvissen
Projectmatig werken wordt vaak grootser aangepakt dan nodig. De Britse overheid zegt: Dolphins NOT whales oftewel ‘dolfijnen GEEN walvissen’. Houd – waar dat kan – projecten klein en wendbaar in plaats van groots en dramatisch.
Onderzoek wijst uit dat grote projecten een veel kleinere kans hebben om succesvol afgerond te worden dan kleinere projecten. Dus stel dat je een veelheid van locaties of vestingen moet verbouwen, overweeg dit dan in stappen te doen en maak er per regio of plaats een project van in plaats van alle verbouwingen in één groot project te plaatsen.
Met kleinere projecten is de kans ook kleiner dat je gedurende het project door de werkelijkheid wordt ingehaald. Bovendien kan de organisatie vaak sneller aan de slag met de verbeteringen die het project oplevert dan bij grote projecten.
Valkuil 4: Het niet of onvoldoende betrekken van gebruikers
Het niet of onvoldoende betrekken van degenen die met het projectresultaat moeten gaan werken. Als je de toekomstige ‘gebruikers’ er onvoldoende bij betrekt, kan dit leiden tot onbruikbare producten.
Stel je voor dat je projectleider bent voor de inkoop en ingebruikname van mobiele röntgenapparatuur voor een ziekenhuis. Als je alleen naar de kosten en servicevoorwaarden kijkt, loop je het risico dat de apparaten die je voor veel geld aanschaft bijvoorbeeld te zwaar zijn voor het personeel om daadwerkelijk te verplaatsen.
Wanneer je gebruikers vooraf vraagt over wat ze belangrijk vinden, ze observeert wanneer ze aan het werk zijn met de huidige apparatuur en ze betrekt bij demonstraties en proefopstellingen kom je er sneller achter of de apparatuur daadwerkelijk gaat voldoen in de praktijk.
Valkuil 5: Geen duidelijke, gedeelde werkwijze in projectmatig werken
Vaak zijn er meerdere werkwijzen of methoden geschikt voor een project. Het is alleen wel handig om een keuze te maken. Een keuze voor een projectmanagementmethode levert een eenduidige taal op voor alle betrokkenen en een gezamenlijk referentiekader waardoor gesprekken over de wijze van projectmatig werken gemakkelijker verlopen en minder verwarring opleveren.
Dat is natuurlijk alleen het geval als je een geschikte methode voor projectmatig werken kiest en de betrokkenen ook voldoende bekend zijn met de werkwijze. Overweeg om de belangrijkste spelers een (opfris)training aan te bieden als onderdeel van je project.
Meer weten over hoe je voorkomt dat jouw project mislukt?
Wil je meer weten over het herkennen van valkuilen in projectmatig werken of leren hoe je jouw volgende project het beste op kunt zetten? Download dan onze whitepaper ‘Projectmatig werken als een Pro’. Hierin beschrijven we in 5 stappen hoe je eenvoudige projecten succesvol kunt managen.
Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op.
Vind je deze blog nuttig, dan vinden we het natuurlijk fijn als je deze deelt met anderen.
