10 vragen in je eerste gesprek met de opdrachtgever

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker bij projectmatig werken. Het is net als de juiste weg kiezen op weg naar je vakantiebestemming. Hoe eerder in het traject je een verkeerde afslag kiest en deze weg blijft volgen, hoe meer tijd het kost om terug te komen op de juiste route. Het eerste gesprek dat je voert als zojuist aangewezen projectmanager voor een nieuw project is met de opdrachtgever. Dit is dus een erg belangrijk gesprek omdat de inhoud hiervan flinke invloed kan hebben op het verdere verloop van het project. Het is daarom belangrijk de juiste vragen te stellen zodat je de juiste informatie verkrijgt en gelijk de eerste verwachting van de opdrachtgever kunt managen.

Dé 10 vragen aan de opdrachtgever om te stellen in jullie eerste gesprek:

• Is je gesprekspartner inderdaad de opdrachtgever van het project? Dat klinkt misschien gek, maar het is niet altijd zo dat degene die jou vraagt voor een project ook daadwerkelijk de (juiste) opdrachtgever is. Heeft hij/zij het mandaat hiervoor van het hoger management oftewel heeft je gesprekspartner de bevoegdheden en de (financiële) middelen om het project starten en te besturen? Is hij/zij van plan daadwerkelijk zelf de rol van opdrachtgever te vervullen? Wat mag je van hem/haar verwachten als opdrachtgever tijdens het project? Bij de laatste vraag gaat het er om of de opdrachtgever reëel is over de eigen rol en bereid is het project actief te steunen door er prioriteit aan te geven en er de benodigde tijd en geld aan te besteden. Ook het actief promoten van de noodzaak van het project is belangrijk.
• Ben jij inderdaad formeel benoemd tot projectmanager voor dit project? Wat verwacht de opdrachtgever van jou tijdens het project? Deze laatste vraag is bedoeld als een toets op wat realistisch is. Als projectmanager kun je oplossingen realiseren en de gebruikers begeleiden maar je kunt de beoogde gebruikers niet dwingen het te gebruiken. En als je bijvoorbeeld een nieuwe koekjes-productielijn oplevert, doe je vanuit het project doorgaans niet de verkoop van het nieuwe koekje. Dus kun je de beoogde benefits niet vanuit het project realiseren; je maakt de verkoop van het nieuwe koekje mogelijk door de productielijn te leveren.
• Waarom is/lijkt het project nodig? Hoe draagt het bij aan het succes van de organisatie? Wanneer moet deze bijdrage gerealiseerd zijn? Wat is de prioriteit hiervan voor de organisatie ten opzichte van andere lopende projecten en verandertrajecten?
• Weet de opdrachtgever al welke oplossing hij/zij wil dat je gaat realiseren? Welke is dat? Is het aannemelijk dat de oplossing ook daadwerkelijk leidt tot de beoogde benefits? Heeft hij/zij ook andere oplossingen overwogen? Zo ja, welke? Waarom kiest hij/zij hier niet voor? Indien hij/zij geen andere oplossingen heeft overwogen, waarom dan niet?
• Wanneer moet het project klaar zijn? En waarom moet het dan klaar zijn? Is dat haalbaar op basis van grove inschattingen?
• Wat zijn de belangrijkste criteria waaraan de oplossing moet voldoen? Denk bijvoorbeeld aan capaciteit, beschikbaarheid, snelheid, afmetingen, functionaliteit, verbruik van grondstoffen en andere middelen, onderhouderbaarheid, enzovoorts. Dit is belangrijke informatie voor het bepalen op hoofdlijnen wat het project ongeveer gaat kosten en hoe lang het project ongeveer zal gaan duren. Zo kan – indien nodig – al in een vroeg stadium de opdrachtgever bijsturen dan wel besluiten om het project niet te ondernemen.
• Wat is de scope van het project? Dus wat dien je wel en wat dien je niet te realiseren/regelen? Zo baken je je opdracht goed af en heb je een goede basis voor de afstemming met je opdrachtgever. En natuurlijk biedt het duidelijkheid voor de afspraken die je maakt met je teamleden, leveranciers, gebruikers van het eindresultaat, enzovoorts.
• Wat mag het project ongeveer kosten? En hoeveel mensuren heeft de opdrachtgever hiervoor in gedachten? (Dit wil niet zeggen dat dit een reële verwachting is van de opdrachtgever, maar het is goed om de verwachting te weten). Kan de opdrachtgever mensen met de juiste vaardigheden tijdig en voor voldoende uren vrij maken voor het project? Als dat niet zo is, kunnen er dan externen worden ingehuurd voor het project danwel om de werkzaamheden van de interne mensen over te nemen zodat de laatsten mee kunnen doen in het project?
• Zijn er risico’s en/of kansen bekend met betrekking tot dit project? Wat is de waarschijnlijkheid dat de risico’s of kansen werkelijkheid worden? Wat kan de opdrachtgever hier verder over vertellen in termen van gevolgen van het eventueel werkelijkheid worden van deze risico’s of kansen? Zijn er al maatregelen in beeld om deze onzekerheden te managen? Is er een (apart) budget hiervoor beschikbaar?
• Wie zijn verdere belangrijke stakeholders in het project? Wat zijn hun belangen op hoofdlijnen bij het project? Zijn er afspraken met hen gemaakt over hun betrokkenheid en over hoe ze op de hoogte zullen worden gehouden? Als je een belangrijke speler in het project over het hoofd ziet, kan dat vervelende gevolgen hebben: je hebt de inbreng van deze persoon niet waardoor de oplossing of de wijze van leveren minder goed is. Bovendien kan een belanghebbende die zich gepasseerd voelt, ernaar neigen om je project minder te steunen of zelfs tegen te werken.

Hiermee heb je alvast een mooie voorbereiding voor de intake voor je eerstvolgende project!

Uiteraard is het ook een beetje aanvoelen of je alle vragen aan je opdrachtgever in één keer stelt of dat je dat wat verspreidt om de energie vast te houden.

Meer weten over het succesvol managen van projecten?

Wil je leren hoe je jouw volgende project gestructureerd opzet? Download dan onze whitepaper ‘Projectmatig werken als een Pro’. Hierin beschrijven we in 5 stappen hoe je eenvoudige projecten succesvol kunt managen.

Of neem contact met ons op voor meer informatie.

Contact opnemen