Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2

Heldere prioriteiten stellen wanneer het gaat over projecten en programma’s is een grote uitdaging voor veel organisaties. Dit kan leiden tot heel veel verschillende nadelige gevolgen: van ontevreden klanten en overbelaste medewerkers tot aan boetes voor het niet tijdig voldoen aan wettelijke vereisten. Duidelijke keuzes maken in je portfolio is een belangrijke factor in de oplossing hiervoor. Deze blog: ‘Het bouwen van een prioriteringsmodel deel 2  is onderdeel van een reeks van blogs van Henny Portman over MoP portfoliomanagement. Hierin lees je, als vervolg op deel 1, hoe je tot de juiste prioriteiten komt in je portfolio.

In de vorige blog zijn de verschillende selectiecriteria aan bod gekomen en is een prioriteringsmodel gegeven op basis van single-criterium-analyse. In deze blog komt een prioriteringsmodel aan bod dat is gebaseerd op multi-criteria-analyse. Hierbij wordt ook aandacht gegeven aan het bepalen van onderlinge wegingsfactoren van de verschillende selectiecriteria.

Multi-criteria-analyse

Een multi-criteria-analyse bied je de mogelijkheid om een groep initiatieven te prioriteren op basis van een set gewogen (sub)criteria.

Maak gebruik van criteria binnen de drie hoofdcategorieën (zie hiervoor deel 1 van deze blog):

• aantrekkelijkheid,
• haalbaarheid en
• betaalbaarheid

Op basis hiervan voer je een analyse uit die resulteert in een geprioriteerde lijst van initiatieven. Houd het eenvoudig, want er blijft altijd een risico op schijnnauwkeurigheid.

Om draagvlak bij het senior management te creëren, kun je gebruikmaken van decision conferencing. Laat het managementteam hierover discussiëren en afspraken maken over de volgende stappen:

1. Selecteer de (sub)criteria
2. Bepaal de bijbehorende wegingsfactoren
3. Spreek een beoordelingssysteem af (prioriteringsmodel)
4. Beoordeel elk initiatief volgens de afgesproken scores en wegingen
5. Verzamel alle prioriteringsinformatie en analyseer de resultaten

Bepaal wegingsfactoren

De wegingsfactoren kunnen worden vastgesteld door alle betrokken criteria onderling te vergelijken. Vergelijk criterium 1 met de andere criteria en bepaal of dit criterium (veel) belangrijker, (veel) minder belangrijk of vergelijkbaar is. Gebruik hiervoor de volgende scores:

• 4: veel belangrijker
• 2: belangrijker
• 1: vergelijkbaar
• ½: minder belangrijk
• ¼: veel minder belangrijk

In het voorbeeld (zie de figuur bovenaan in deze blog) is criterium 1 belangrijker dan criterium 2 en belangrijker dan criterium 3. Criterium 2 is vergelijkbaar met criterium 3.

Door de scores per rij op te tellen, krijg je de totaalscore per rij. Vervolgens bereken je de relatieve weging van elk criterium door de totaalscore van die rij te delen door de som van alle rijen samen en het resultaat af te ronden.

In dit voorbeeld blijkt criterium 1 het belangrijkst te zijn met een relatieve weging van 0,6 (60%).

Praktisch advies gebruik wegingsfactoren

Als een van de relatieve wegingen uitkomt op minder dan 0,1 (10%), overweeg dan om dit criterium te schrappen. Dit vereenvoudigt het model en de impact van dat criterium is te verwaarlozen.

Ontwerp het beoordelingssysteem of multi-criteria prioriteringsmodel

Voor het prioriteren van de initiatieven in het portfolio ontwerp je een beoordelingssysteem. Dit systeem gebruikt de drie eerder genoemde hoofdcategorieën: aantrekkelijkheid, haalbaarheid en betaalbaarheid. Met een paarsgewijze vergelijking bepaal je de relatieve weging van deze drie criteria.

In dit voorbeeld zijn haalbaarheid en betaalbaarheid even belangrijk (score 1). Aantrekkelijkheid is belangrijker dan haalbaarheid (score 2) en ook belangrijker dan betaalbaarheid (score 2). Dit betekent dat aantrekkelijkheid drie keer zo zwaar weegt als haalbaarheid en betaalbaarheid. In het model gebruik je hiervoor de factoren 3, 1 en 1.

Het managementteam heeft daarnaast per hoofdcategorie een aantal subcategorieën benoemd. Ook voor deze subcategorieën zijn wegingsfactoren bepaald en in het model opgenomen.

Figuur 2: beoordelingssysteem

Alle ingrediënten voor het portfolio-prioriteringsmodel zijn nu aanwezig. Figuur 2: het beoordelingssysteem laat het resultaat zien. Je ziet de drie eerder genoemde hoofdcategorieën terug: aantrekkelijkheid, haalbaarheid en betaalbaarheid, inclusief hun onderlinge relatieve weging. Daarnaast zie je alle subcriteria met hun wegingsfactoren.

Voor alle subcategorieën is gekozen voor een eenvoudige classificatie: laag (0), gemiddeld (5) en hoog (10). Je kunt natuurlijk ook een andere maatstaf gebruiken als dat beter past. In de figuur zie je de scores per hoofdcategorie en de totale score van initiatief A.

Beoordeel elk initiatief

Als je kijkt naar het subcriterium strategische bijdrage, dan is daar een score van 10 toegekend. In het model leidt dit tot een totale score van 10 × 0,6 × 3 (de relatieve weging van het criterium aantrekkelijkheid), wat resulteert in 18.

De totaalscore voor aantrekkelijkheid komt hiermee op 21, voor haalbaarheid op 6 en voor betaalbaarheid op 5,5. Dit leidt tot een portfolio-prioriteringsscore van 32,5 voor dit initiatief.

Ieder initiatief of project in je portfolio of binnen een categorie of groep moet van een score worden voorzien. Het initiatief met de hoogste score krijgt prioriteit 1 en zo verder.

Een objectieve benadering van prioritering leidt tot beter onderbouwde, consistente en transparante beslissingen, maar een model kan nooit het professionele oordeel van het managementteam vervangen.

Baseer je beoordeling op bewijs

Zorg ervoor dat de beoordelingen in het multi-criteria prioriteringsmodel gebaseerd zijn op feitelijke gegevens. Gebruik, waar mogelijk, reference class forecasting om voorspellingen te onderbouwen. Hierbij gebruik je verzamelde gegevens van vergelijkbare initiatieven uit het verleden om een voorspelling voor toekomstige initiatieven te maken bijvoorbeeld met betrekking tot te verwachten doorlooptijd of risico. Zijn deze gegevens niet beschikbaar? Begin dan meteen met het verzamelen ervan voor toekomstig gebruik.

Zonder referentiedata kunnen prognoses namelijk sterk afwijken van de werkelijkheid. In dat geval kan een correctie voor optimism bias helpen om je inschattingen realistischer te maken.

Analyseer de informatie

In plaats van een lijstje met initiatieven op volgorde van prioriteit kun je ook kiezen voor een andere presentatie. Denk bijvoorbeeld aan een portfolio map bubble chart om de belangrijkste inzichten op een duidelijke en beknopte manier te communiceren. In deze bubble chart zie je dezelfde initiatieven weergegeven als op het kale lijstje.

Je ziet in één oogopslag welke twee initiatieven het belangrijkst zijn. Dit is gebaseerd op hun aantrekkelijkheid (horizontale as), haalbaarheid (verticale as) en betaalbaarheid (grootte van de bubbels). De rechterbovenhoek is daarbij het meest gunstig.

In een volgende blog worden de geprioriteerde initiatieven en projecten gebruikt om te komen tot het inzicht welke initiatieven en projecten allemaal in de komende periode opgepakt kunnen worden zonder overbelasting van mensen en middelen.

Lees de hele reeks:

Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies

Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.

Contact opnemen

De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.