Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio?
In deze reeks over Portfoliomanagement biedt Henny Portman je praktische inzichten op dit vakgebied. Henny duikt in deze blog in één van de practices van MoP. De practices zijn ‘understand’, ‘categorize’, ‘prioritize’, ‘balance’ en ‘plan’. In deze blog komt ‘understand’ aan bod. De vraag die Henny doorbij centraal stelt: hoe krijg je een helder beeld van je portfolio?
De portfoliomanagement practice ‘understand’ oftewel ‘begrijpen’ heeft als doel een helder en transparant overzicht te creëren van het huidige portfolio met de lopende projecten, nog te starten bekende projecten en de projectontwikkelingspijplijn. Daarnaast richt het zich op het beoordelen van de prestaties tot nu toe en het voorspellen van de verwachte kosten, voordelen en risico’s die van invloed zijn op de uitvoering en realisatie van de organisatiedoelstellingen.
Transparantie
Het streven naar transparantie brengt echter de nodige uitdagingen met zich mee. Victor Lamme, hoogleraar cognitieve neurowetenschappen aan de Universiteit van Amsterdam, stelt: “Transparantie heeft het vertrouwen vernietigd in veel maatschappelijke instellingen, zoals de geneeskunde, de wetgeving, de politiek. Transparantie is het slechtste idee van de afgelopen 20 jaar.”
Volledige transparantie kan weerstand oproepen, vooral bij senior management. Zij zijn vaak terughoudend om de volledige inhoud van de projectpijplijn organisatiebreed te delen, uit angst voor speculaties over bijvoorbeeld een mogelijke reorganisatie of transformatie.
Tegelijkertijd vormt een gebrek aan transparantie een aanzienlijke hindernis bij het samenstellen van een maakbaar en haalbaar portfolio. Zonder deze helderheid over alle initiatieven is het vrijwel onmogelijk om een gebalanceerd en effectief portfolio te realiseren.
Standaard programma- en projectinformatiedocument
Het verzamelen van consistente en relevante informatie is meestal de verantwoordelijkheid van het portfolio-office of PMO. MoP gaat hierbij uit van het gebruik van een standaard programma- en projectinformatiedocument. Dit document bevat rubrieken zoals projectnaam, opdrachtgever, doelstellingen, resultaten, belangrijkste op te leveren producten of diensten, begin- en einddatum, kosten, baten en grootste risico’s.
Het is essentieel dat een organisatie duidelijke criteria hanteert om te bepalen wanneer een initiatief als project wordt aangemerkt.
Een project kenmerkt zich bijvoorbeeld door het realiseren van een verandering, uniciteit, eenmaligheid, een hoge mate van onvoorspelbaarheid, een specifiek doel, een gecontroleerde start- en einddatum, en een tijdelijke samenwerking tussen verschillende disciplines. Bovendien moet elk project een opdrachtgever hebben.
Daarnaast kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over de minimale omvang van een project, zoals het aantal betrokkenen of het benodigde budget. Het hanteren van deze richtlijnen zorgt voor consistentie en duidelijkheid in het portfoliomanagementproces.
Projectcanvas
Een praktische manier om overzicht te creëren, is het gebruik van een one-pager, project-A4, of project- of programmacanvas. Online zijn veel voorbeelden van projectcanvassen te vinden, die je eenvoudig kunt aanpassen aan je eigen situatie en behoeften.
Bij een zorginstelling kwam ik bijvoorbeeld een aangepast canvas tegen dat gebruikmaakte van het Quintuple Aim Model om verbeteringen in de zorg te beoordelen. Quintuple Aim staat voor vijf doelen: gezondheidswinst, ervaren kwaliteit van zorg, interne doelmatigheid, lagere zorgkosten en het ontzorgen van zorgprofessionals. Het canvas van deze organisatie bevatte een specifiek blokje waarin werd gekeken naar de bijdrage in een driepuntschaal aan deze doelen.
Het aanpassen van een projectcanvas aan de context van je organisatie helpt om relevante informatie effectief te structureren en inzichtelijk te maken. Dat draagt bij aan een helder beeld van je portfolio.
Aanpak voor het vullen van de portfolio
Het samenstellen van een projectportfolio vereist het verzamelen van initiatieven uit drie hoofdrichtingen: de huidige portfolio, top-down initiatieven en bottom-up ideeën.
Bestaande portfolio
De portfolio omvat lopende projecten en projecten die nog niet zijn gestart maar wel op het portfolioplan vermeld staan. Voor beide categorieën worden projectcanvassen ingevuld, indien deze nog niet beschikbaar zijn. Voor lopende projecten is inzicht nodig in hun prestaties: liggen ze voor, op of achter op schema, en hoe verloopt de budgetbesteding? Deze informatie wordt toegevoegd aan de gegevens uit de top-down en bottom-up benaderingen. Voortgangsrapportages zijn hierbij een nuttige bron van informatie.
Top-down aanpak
Bij een top-down aanpak stelt strategieteam strategische doelen vast, vaak op basis van analyses zoals SWOT (strengths, weaknesses, opportunities en treats) of PESTLE (Political, Economic, Social, Technological, Legal en Environment). Een gap-analyse identificeert welke initiatieven nodig zijn om deze doelen te realiseren. Voor elk nieuw initiatief vult het strategieteam een projectcanvas in om het overzicht te behouden.
Bottom-up aanpak
Bij een bottom-up aanpak gaat dat anders. In dynamische organisaties of bij opkomende strategieën dragen medewerkers ideeën aan vanuit verschillende delen van de organisatie. Ook voor deze ideeën wordt een projectcanvas ingevuld, zodat ze gelijkwaardig kunnen worden beoordeeld en geïntegreerd.
Combinatie van top-down en bottom-up benaderingen
In de meeste organisaties wordt een combinatie van deze top-down en bottom-up benaderingen toegepast. De lopende projecten, strategisch gedefinieerde initiatieven en ideeën vanuit de organisatie vormen samen de basis voor het nieuwe projectportfolio. Deze integrale aanpak vormt de basis voor een maakbaar en haalbaar portfolio dat strategische doelen ondersteunt en ruimte biedt voor innovatie.
Prestaties portfoliomanagement
Naast het begrijpen van de individuele projecten, initiatieven en ideeën is het ook van belang om te begrijpen hoe de organisatie met het totale projectportfolio omgaat. Denk aan vragen zoals:
- Hoeveel projecten zouden in de afgelopen periode opgeleverd moeten zijn, hoeveel zijn er in werkelijkheid opgeleverd?
- Hoeveel projecten lopen parallel?
- Welk aantal onvoorziene projecten zijn tussentijds aan het projectportfolio toegevoegd?
Deze informatie helpt om vast te stellen hoeveel projecten de organisatie tegelijkertijd aankan zonder dat de projecten elkaar in de weg zitten en uitloop veroorzaken. Zie ook de blog Multitasken, taskswitchen of monotasken.
Interim-statusrapport
Het interim-statusrapport biedt een helder en transparant overzicht van de resultaten van de ‘begrijpen’-practice. Het rapport bevat niet alleen een verzameling van alle projectcanvassen, maar ook een uitgebreide toelichting op de prestaties van portfoliomanagement. Daarnaast omvat het een analyse van de projectcanvassen, waarbij wordt gekeken naar overlap tussen projecten, de kosten, onderlinge afhankelijkheden en de strategische bijdragen van de verschillende projecten, initiatieven of ideeën.
Kortom, hoe krijg je een helder beeld van je portfolio?
Een succesvolle ‘begrijpen’-practice vereist een duidelijke afbakening, aandacht voor het sentiment rondom transparantie, het verzamelen van consistente data en het nauwkeurig opbouwen van informatie via een standaard one-pager of projectcanvas. Het PMO, strategische planning en Business-as-Usual werken nauw samen om alle initiatieven in kaart te brengen, terwijl PPM-professionals voortgangsrapportages aanleveren over lopende projecten ter ondersteuning van dit proces. Een interim-statusrapport biedt een helder overzicht van overlap, kosten, afhankelijkheden en strategische bijdragen en vormt de basis voor een haalbaar, uitvoerbaar en effectief projectportfolio.
Zie ook onze blogs over portfoliomanagement als randvoorwaarde voor een beter projectmanagement en Wendbaarheid en portfoliomanagement.
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
