Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio?
Goed portfoliomanagement geeft focus en slagkracht aan je organisatie. Henny Portman schrijft een reeks over praktisch portfoliomanagement en heeft in de eerdere blogs verteld over onder meer het bepalen van de onderlinge prioriteiten. De volgende practice is het balanceren van de portfolio. In deze blog lees je hier alles over.
Het doel van de practice ‘balanceren’ is om ervoor te zorgen dat het portfolio in balans is op verschillende vlakken: timing, dekking van alle strategische doelstellingen, impact binnen de organisatie, ontwikkelingsfase van initiatieven, het totale risico/rendement-profiel, en beschikbare mensen en middelen.
Een succesvol gebalanceerd portfolio bereik je niet zomaar. Het is belangrijk dat je deze practice pas uitvoert nadat je een goed begrip hebt van de initiatieven en ze hebt gecategoriseerd en geprioriteerd. Zie de hiervoor de links onderaan deze blog. Juist dan levert de balansanalyse de meeste waarde op. Toch hoeft dat niet te betekenen dat je pas laat in het proces met balanceren begint; ook tussentijds kun je al signaleren of de verdeling van initiatieven de juiste strategische accenten legt.
Daarbij is het cruciaal dat het portfolio governance-orgaan – bijvoorbeeld de portfolioboard – precies weet wat diens rol is in dit proces. De portfolioboard moet de grafieken en analyses kunnen interpreteren én weten welke besluiten van haar worden verwacht. Heldere communicatie hierover voorkomt verwarring en versnelt besluitvorming.
Een goede balans bereik je bovendien alleen als je over de breedte van de organisatie mensen raadpleegt. Betrek strategische planners om te toetsen of het portfolio de strategie weerspiegelt, stem af met project- en programmamanagers over de inzet van middelen, en check met business managers of de initiatieven bijdragen aan de gestelde doelen. Het portfolio moet immers niet alleen logisch zijn op papier, maar ook uitvoerbaar in de praktijk.
Mogelijke aspecten van balanceren
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? Een belangrijke vraag die je jezelf steeds moet stellen, is: is de huidige geprioriteerde lijst van initiatieven – over alle groepen en categorieën heen – nog steeds optimaal? Daarbij kijk je naar onder andere naar de hieronder genoemde aspecten.
Timing en planning van initiatieven
Voorkom dat één afdeling op hetzelfde moment verantwoordelijk is voor het formuleren van eisen én het implementeren van projectresultaten. Als te veel projecten tegelijk starten of als de oplevering van meerdere projecten tegelijkertijd plaatsvindt binnen dezelfde operationele processen, kan dat de prestaties van de organisatie negatief beïnvloeden.
Realisatie van alle strategische doelstellingen
Tijdens de practice categoriseren is al een eerste balans aangebracht op basis van de strategische doelen. Nu is het moment om opnieuw te evalueren: zijn de doelen haalbaar en betaalbaar met de huidige initiatieven? Of moeten we de strategische doelen aanpassen aan wat realistisch is binnen onze mogelijkheden?
Impact binnen de organisatie
Vinden veel projecten tegelijkertijd plaats binnen dezelfde afdeling, business unit of geografisch gebied? Dan is de kans groot dat de kwaliteit van de implementatie hieronder lijdt. Verspreid de impact, zodat de organisatie niet overbelast raakt op één plek.
Verspreiding van initiatieven over verschillende stadia in hun levenscyclus
Als te veel projecten zich in dezelfde projectfase bevinden, ontstaan er conflicten in de inzet van specialistische mensen en middelen. Een goede verdeling over de verschillende fasen van uitvoering helpt om deze knelpunten te vermijden. Zie ook de figuur waarbij gebruik gemaakt wordt van een WiP-limiet om daarmee het aantal projecten te managen dat in een bepaald stadium van hun levenscyclus mag zitten.
Risico/rendement-balans
Een portfolio met alleen maar hoog-risico/hoog-rendement of juist laag-risico/laag-rendement initiatieven is kwetsbaar. Een gebalanceerd portfolio bevat een mix van beide typen projecten, zodat je risico’s spreidt én kansen benut.
Vraag en aanbod van schaarse middelen
Bouw je portfolio rondom de grootste resource-bottlenecks. Heb je te weinig capaciteit op een bepaald gebied? Dan moet je óf extra mensen en middelen aantrekken óf het aantal projecten afstemmen op wat haalbaar is. Een goed afgestemd portfolio voorkomt overspanning en verhoogt de slagingskans van initiatieven.
Voortdurend keuzes maken
Een gebalanceerd portfolio vraagt dus voortdurend om bewust keuzes maken, prioriteren, en bijsturen. Alleen dan zorg je ervoor dat je organisatie haar strategische doelen op een haalbare, effectieve en verantwoorde manier bereikt.
Ondersteun besluitvorming
Presentatie speelt bij de besluitvorming een belangrijke rol. Alle presentaties aan het portfolio board moeten duidelijk en eenvoudig te begrijpen zijn. Gebruik waar mogelijk creatieve grafische weergaven in plaats van eindeloze spreadsheets vol cijfers. Een afbeelding zegt immers meer dan duizend woorden. Heldere grafieken bieden overzicht, en met krachtige visualisaties kun je eenvoudig inzoomen op de details die ertoe doen. Dat maakt het voor besluitvormers makkelijker om tot een goed oordeel te komen.
Mogelijke grafische weergaven
Hieronder volgt een aantal vormen bruikbare grafische weergaven die je kunt overwegen. Op het internet zijn vele voorbeelden te vinden van de hier genoemde grafische weergaven.
Portfolio-bubbelgrafiek
In de portfolio-bubbelgrafiek plaats je bijvoorbeeld alle projecten op een kaart met risico versus baten. De grootte van de bubbel geeft de kosten van het project weer. Trek een lijn om aan te geven welke projecten in aanmerking komen voor het portfolio en welke je moet afwijzen.
Tornadodiagram
Het tornadodiagram toont alle initiatieven met aan de ene kant de kosten en aan de andere kant de baten. Zo zie je in één oogopslag dat een initiatief de minste baten oplevert in vergelijking met de rest.
Grafiek met vraag en aanbod
Een grafiek met vraag en aanbod toont of je in een bepaalde periode te veel of te weinig van je belangrijkste middelen hebt ingezet. In oktober heb je bijvoorbeeld een tekort van twee eenheden, terwijl in december nog één eenheid beschikbaar is.
Grafiek met een verdeling van investeringen
Een grafiek met een verdeling van investeringen per portfoliocategorie/-groep toont welk aandeel van het veranderbudget naar welke categorie gaat. Zo zie je of je investeringen in lijn zijn met je strategie. Als kostenbeheersing 50% van de investeringen opslokt, moet je je afvragen of dat ook je dominante strategie is.
Weergave dekking per strategisch doel en timing
Een weergave van de dekking per strategisch doel en timing met laat zien welke projecten in welke kwartalen bijdragen aan welk strategisch doel. Zo zie je bijvoorbeeld dat alleen in kwartaal 3 project y bijdraagt aan de strategie voor nieuwe producten.
Portfolio alignment – baten in de tijd bubbelgrafiek
Een portfolio alignment – baten in de tijd bubbelgrafiek toont wanneer baten uit een initiatief verwacht worden en in welke mate het initiatief bijdraagt aan de strategie. De bubbelgrootte toont de kosten.
Analyse van dekking per portfoliocategorie en business unit
Een analyse van dekking per portfoliocategorie en business unit laat zien of alle business units bijdragen aan de verschillende strategieën.
Klant (markt) en technologie-matrix
Een klant (markt) en technologie-matrix toont hoe initiatieven verdeeld zijn over de markt (nieuwe klant, nieuwe markt, nieuwe waarde voor bestaande klant) en technologie (bestaand, nieuw binnen de organisatie, innovatie).
Afhankelijkhedenkaart
Een afhankelijkhedenkaart visualiseert afhankelijkheden tussen projecten. Je kunt aangeven of het gaat om logistieke afhankelijkheden (zelfde mensen, systemen) of logische (output van project A is input voor project B).
Advies om te zorgen voor een gebalanceerd portfolio
Wanneer je adviseert om een initiatief te stoppen of bij te sturen, onderbouw dat advies dan met feiten. Maak inzichtelijk waarom een project niet past binnen het portfolio, zodat anderen je redenering kunnen volgen. Tegelijk vraagt zo’n boodschap om zorgvuldigheid. Projecten zijn vaak het resultaat van veel tijd, energie en betrokkenheid. Formuleer je advies dus met tact, zodat het niet als persoonlijke kritiek overkomt.
Gebruik de beschikbare tools, modellen en algoritmes om je analyses te versterken. Laat deze hulpmiddelen je ondersteunen, maar besef dat de uiteindelijke beslissing bij het senior management ligt. Het zijn zij die – met hulp van jouw inzichten als portfoliomanager – bepalen welke initiatieven het portfolio ingaan. De kracht van een gebalanceerd portfolio ligt in de combinatie van harde data en menselijk oordeel. Gebruik de cijfers om het gesprek te voeden, maar verlies het bredere plaatje nooit uit het oog.
Lees de hele reeks:
Hoe krijg je een helder beeld van je portfolio? | Forsa Advies
Categoriseren van je portfolio | Forsa Advies
Effectief prioriteren van projecten | Forsa Advies
Het bouwen van een prioriteringsmodel – deel 2 | Forsa Advies
Hoe zorg je voor een gebalanceerd portfolio? | Forsa Advies
Wil je training, begeleiding of advies op het gebied van portfoliomanagement, neem dan contact met ons op en we graag met je in gesprek.
De auteur: Henny Portman. Henny is blogger, recensent, auteur, internationaal key note spreker, trainer en consultant portfoliomanagement en P3M Volwassenheid.
