Het vuilniszak-project
Soms zijn projecten als vuilniszakken: er moet wat mee gebeuren maar niemand zit erop te wachten. De opdrachtgever met een vuilniszak zoekt een projectmanager om van het vuilniszak-project af te zijn.
Herkennen van het vuilniszak-project
Tekenen dat je een ‘vuilniszak’-project hebt, zijn onder meer:
- Je stuurgroep cq opdrachtgever toont weinig betrokkenheid na het akkoord op het project. De stuurgroepleden cq opdrachtgever doen geen navraag over hoe het gaat en/of zeggen overleggen steeds vaker af. Ook kun je met vervangers te maken krijgen: een medewerker van het stuurgroeplid wordt naar voren geschoven. Dat is dan vaak iemand met minder invloed in de organisatie.
- Andere projecten krijgen prioriteit boven jouw ‘vuilniszak’ wanneer er een keuze gemaakt moet worden over aanvullend budget, de inzet van mensen en de agenda van het MT-overleg.
- Naarmate het project vordert, heb je steeds meer het gevoel dat je dat je met het project aan het leuren bent.
Waarom ontstaan deze?
Waarom worden ‘vuilniszak-projecten’ gestart? Onder meer door:
- Wet- en regelgeving. Je moet nu eenmaal hieraan voldoen. Soms is het kunnen aangeven dat je er aan werkt voor een tijdje voldoende, dus dan is het fijn dat het project aantoonbaar is gestart.
- Dat iemand in de top van de organisatie dit project wil, maar velen in de organisatie vinden het geen goed idee én door de organisatiecultuur is (of lijkt) het niet handig om dat aan deze manager te vertellen.
- Een business case die toch niet zo gunstig is als deze leek aan het begin. Er zitten meer haken en ogen aan gaandeweg. Dat maakt dat mensen die reputatieschade willen voorkomen zich terugtrekken.
Wat kun je doen?
Als je er geen last van hebt en je het prima vindt om met je vuilniszak door de organisatie te lopen, is er misschien nog niets aan de hand.
Echter, in alle vuilniszakgevallen kan het goed zijn om je observaties te bespreken met je opdrachtgever en/of leidinggevende. Een opdrachtgever/manager is ook maar een mens. Het kan zijn dat deze zich helemaal niet zo bewust is van de vuilniszak-situatie. Of het een beetje voor zich uit heeft geschoven om er over na te denken in alle drukte.
Ga samen met de stuurgroep eens na: klopt de business case nog wel? In het geval waarbij het gaat om voldoen aan wet- en regelgeving: is het misschien slimmer om de scope terug te brengen naar het minimum van wat er nodig is om te voldoen aan de regels? En dan de toeters en bellen te laten zitten? Of is het zelfs beter om het project te stoppen? Dat kan ook het geval zijn wanneer er al veel tijd en geld in zit. Denk na over wat er nog moet gáán worden besteed aan tijd en geld om het voor elkaar te maken versus wat het oplevert.
Als het allemaal geen verandering oplevert en je project is en blijft een loodzware ‘vuilniszak’, overweeg dan om het project terug te geven aan de opdrachtgever.
Herken jij deze vuilniszak-projecten? Waar gingen ze over? Wat heb jij gedaan om de situatie op te lossen?
Wil je met ons in gesprek over hoe je beter kunt worden in projectmanagement? Of hoe jouw organisatie beter kan worden in projectmanagement, bijvoorbeeld door slimmer om te gaan met ‘vuilniszak-projecten’? Neem dan nu contact met ons op:
