Agile portfoliomanagement in 7 stappen
Hoe is Agile portfoliomanagement anders dan ‘gewoon’ portfoliomanagement? In deze blog 7 stappen waarmee jij het portfoliomanagement meer agile kunt maken.
7 stappen
Met deze 7 stappen kun jij het portfoliomanagement meer agile maken. Ze zijn in willekeurige volgorde genoemd:
- Werk in kortere cycli
- Betrek alle relevante stakeholders
- Focus op waarde
- Stel kleinere doelen
- Werk aan minder doelen tegelijk
- Leer, valideer en verbeter voortdurend
- Zorg voor snelheid
Werk in kortere cycli
Traditioneler portfoliomanagement gaat uit van langere termijnen. In sommige situaties wordt een portfolio slechts jaarlijks tegen het licht gehouden, bijvoorbeeld als onderdeel van de begrotingscyclus. Maar in veel branches waar de concurrentie, klanten, toeleveranciers en regelgeving voortdurend veranderen, is dat niet afdoende; met al deze snelle veranderingen in de omgeving van de organisatie is de planningshorizon korter geworden. Het is eenvoudig weg niet mogelijk om zinvol jaren vooruit te kijken.
Bovendien gaat Agile werken over het vinden van een goede cadans, oftewel het een vast ritme van plannen, realiseren, evalueren en bijsturen. Dat geldt ook voor het portfolioniveau.
Betrek alle relevante stakeholders
Het is een cliché maar de neuzen moeten dezelfde kant op. Om te zorgen dat iedereen weet wat de bedoeling is, is het belangrijk om iedereen op een effectieve wijze te betrekken binnen duidelijke kaders van inspraak.
Echter, een portfolio kan veel mensen betreffen. Volgens Dunbar, een Engelse antropoloog, in een publicatie uit 1993, is het voor een persoon mogelijk om met maximaal 150 mensen een stabiele sociale relatie te onderhouden. Daarom is het advies om het aantal mensen in een portoflio of release train (SAFe) te maximaliseren op 150 mensen.
Een vorm om alle mensen uit een portfolio te betrekken is een PI planning evenement zoals SAFe deze kent. Hierin maken de betrokkenen een kwartaalplanning bestaande uit sprints van 2-4 weken. Deze planning komt tot stand in een grote, meerdaagse bijeenkomst waarbij het management de doelen voor de periode presenteert en toelicht. Het maximum aantal deelnemers is 150 personen. Dat is dus wel een flinke investering. De teams gaan aan de slag om dit te vertalen naar concrete plannen. Hierbij onderzoeken de teams afhankelijkheden met elkaar en hoe deze te managen.
De opbrengst ervan is dat ieder teamlid begrijpt wat de organisatie wil bereiken, waarom ze dat wil en hoe dat tot stand gaat komen. De bijeenkomst eindigt met een uitvraag van de teamleden in hoeverre ze denken dat het gaat lukken om de plannen te realiseren. Iedereen die minder dan 3 vingers van de 5 in de lucht steekt (Fist of Five), kan diens zorgen uiten. En dat is weer input voor het verbeteren van het kwartaalplan.
Focus op waarde
In Agile staat het realiseren van toegevoegde waarde centraal. Dat geldt ook voor portfoliomanagement. In het kiezen van die toegevoegde waarde zal een organisatie een balans moeten vinden tussen
- de ambitie die het heeft om te ontwikkelen en te onderscheiden;
- voldoen aan regelgeving om te mogen blijven bestaan;
- gezond blijven als organisatie.
Het is verleidelijk om steeds te kiezen voor de volgende stap in onderscheidend vermogen en groei naar het toekomstplaatje dat de organisatie nastreeft. Echter, de organisatie kan niet uit het oog verliezen dat het moet voldoen aan regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan een financiële of medische instelling; niet voldoen aan vereisten kan catastrofale gevolgen hebben. En tenslotte moet de organisatie haar ‘gezondheid’ onderhouden, van het verminderen van technical debt en het bewaken van financiële gezondheid tot aan het bewaken van een evenwichtige samenstelling van personeel en medewerkertevredenheid.
Stel kleinere doelen
Zorg dat de omvang van een doel, oftewel een epic, qua uitvoeringstijd past in het kwartaal. Als dat niet het geval is, kijk dan eerst of een epic in kleinere, logische en zelfstandig te gebruiken resultaten kan worden verdeeld.
Het pyschologische effect is dat doelen minder intimiderend zijn en er ook sneller voortgang zichtbaar is waardoor er ook weer energie vrijkomt om de volgende epic op te pakken.
Bovendien is het portfoliomanagement wendbaarder doordat er tussentijds makkelijker bijgestuurd kan worden, zonder dat er allerlei werk half af blijft liggen.
Werk aan minder doelen tegelijk
De verleiding is om zoveel mogelijk werk in gang te zetten. Zodat je kunt zeggen dat er aan gewerkt wordt, omdat het de indruk geeft van veel werk verzetten, omdat je het moeilijk vindt om keuzes te maken. Echter, het werkt contraproductief. Meer werk in gang zetten, betekent vaak dat teams en teamleden meer gaan switchen tussen taken en daarmee meer tijd en energie verliezen dan wanneer ze focussen op 1 taak.
Ga maar na voor jezelf: als je een taak deels hebt gedaan, hoelang zit deze dan nog in je gedachte? Ben je het gelijk kwijt op het moment dat je iets anders oppakt, of blijft het in je hoofd zitten? En hoe snel ben je weer op snelheid in je nieuwe taak? Weet je gelijk waar je de vorige keer was gebleven? Heb je alle benodigde informatie direct paraat?
In Agile spreekt men van over de WIP. Dat staat voor ‘work in progress’. Dus hoeveel activiteiten werk het team gelijktijdig aan; hoeveel verschillende user stories staan er tegelijkertijd in de kolom Doing of Bezig. Hoe meer hier staat, hoe minder vaart je maakt. Je kunt dit vergelijken met een hardloop- of schaatswedstrijd, hoe meer deelnemers op een zelfde parcour, hoe langzamer iedereen vooruit kan.
Durf daarom échte keuzes te maken. Wat gaan we nu wel doen en wat gaan we nu zeker niet doen? Gedoe komt er toch. Kijk hierbij ook naar de techniek Weighted Shortest Job First (WSJF)
Leer, valideer en verbeter voortdurend
In alle vormen van agile werken staat leren, experimenten, valideren en aan de hand daarvan verbeteren centraal. En dat geldt ook voor agile portfoliomanagement:
- Bouw steeds in een vroeg stadium experimenten in om te toetsen of cruciale aannames kloppen.
- Werk zoveel mogelijk met data en analyses in plaats van meningen en overtuigingen.
- Leer voortdurend op basis van deze experimenten en van de retrospectives en neem verbeterpunten mee in nieuwe sprints.
Zorg voor snelle besluitvorming
Zoals al eerder in onze blogs vermeld, is snelheid een belangrijke factor in Agile werken. Voor een meer Agile portfoliomanagement vereist dit:
- Een snelle besluitvormingsprocedure, ook op portfolioniveau.
- Zo autonoom mogelijke teams en daarmee zo min mogelijk afhankelijkheden tussen teams die kunnen leiden tot onnodige wachttijden.
- Duidelijke en voldoende bevoegdheden binnen teams om besluiten te nemen.
Samenvatting
Met de genoemde stappen heb je een basis om je portfoliomanagement meer agile te maken: werk in kortere cycli, betrek alle relevante stakeholders, focus op waarde, stel kleinere doelen, werk aan minder doelen tegelijk, leer, valideer en verbeter voortdurend en zorg voor snelheid. Maar er is meer….
Wil je meer weten over het meer agile maken van het portfoliomanagement in jouw organisatie? Neem dan nu contact met ons op:
Bronnen:
- Boek Agile portfoliomanagement van auteurs Henny Portman en R. van Solingen.
- Diverse blogs op deze site.
