Verbeter portfoliomanagement in je organisatie

Arbeidsmarktkrapte, inkoopprijzen gaan omhoog en de mensen in je organisatie staan onder druk. Een tijd voor duidelijke keuzes in de organisatie. Gebruik deze vragenlijst om het  portfoliomanagement in je organisatie te verbeteren en breng daarmee meer rust en focus in je organisatie.

Het raamwerk voor het Management of Portfolios, kortweg MoP, biedt een superhandige ‘health check’ met vragen die directieleden en managers zichzelf en hun organisaties kunnen stellen om na te denken waar de ruimte voor verbetering ligt.

Ga met je MT of directie door deze vragenlijst heen en bespreek deze vragen over de eigen organisatie. Deze vragen leveren input voor het implementeren of verbeteren van portfoliomanagement. Je kunt er een externe facilitator bijhalen om te zorgen dat de discussie focus houdt en dat de juiste acties worden vastgelegd.

Totaaloverzicht?

Heb ik een duidelijk beeld van de huidige change portfolio?

• Uit welke projecten en programma’s bestaat deze portfolio?
• Wat zijn de verwachte kosten en opbrengsten van dit portfolio?
• Zijn de afhankelijkheden tussen initiatieven duidelijk voor mij en kunnen we deze goed managen?
• Welke impact zal deze change portfolio hebben op de organisatie en haar business?

Nut en noodzaak?

Gegeven de strategische doelstellingen, zijn alle programma’s en projecten opgenomen in de portfolio echt nodig? En is duidelijk:

• Hoe elk project of programma bijdraagt aan onze strategische doelenstellingen?
• Dat alle gefinancierde projecten en programma’s meer bijdragen dan dat ze kosten?
• Dat de gekozen oplossingen op een kosteneffectieve manier kunnen worden bereikt?

Effectiviteit?

Wanneer ik de portfolio en de dagelijkse gang van zaken samen bekijk, ben ik er dan van overtuigd dat dit de investeringen zijn die de strategische doelstellingen gaan helpen waar maken?

Betrokkenheid?

Zijn de mensen in de organisatie blij, gemotiveerd en gedreven om de veranderingen succesvol te implementeren in de organisatie?

• Begrijpen de mensen waar we heen gaan?
• Begrijpen de mensen het belang van hun rol hierin?
• Verlangen mensen naar succes hierin en werken ze als een portfolio delivery team?

Beheerst?

Heb ik een duidelijk beeld van de toekomstige change portfolio, inclusief de initiatieven die zich in de ‘ontwikkelpijplijn’ bevinden? Met de ontwikkelpijplijn bedoelen we initiatieven zoals projecten die overwogen worden maar nog niet zijn goedgekeurd voor uitvoering.

• Verloopt het opstarten van projecten gedisciplineerd in de zin dat er effectieve beheersinstrumenten worden gehanteerd waardoor substantiële resources uitsluitend worden toegekend aan projecten met prioriteit?
• Vorderen de projecten in de ontwikkelpijplijn met een acceptabele snelheid?

Eensgezind MT?

Prioriteiten stellen in projecten – hebben we een set van consistente indicatoren om de aantrekkelijkheid (opbrengst) en haalbaarheid (risico) van een mogelijke investering te beoordelen? En maken we gezamenlijke besluiten over de projecten en programma’s om op te nemen in de portfolio of is er sprake van ‘decibel-management’ oftewel ‘wie het hardste schreeuwt….’?

Flexibele financiën?

Met betrekking tot het financieel management:

• Verloopt de toewijzing van budget in fasen en is deze gekoppeld aan het presteren van het project?
• Is er een modulaire aanpak met betrekking tot het ontwikkelen van projecten geïmplementeerd zodat overbodige uitgaven in een project tot een minimum worden beperkt mocht er besloten moeten worden om het budget anders aan te wenden? Wordt daar rekening mee gehouden in het achterhoofd bij het nemen van besluiten over het aangaan van financiële verplichtingen?

Capaciteit in balans?

In hoeverre is de verandercapaciteit in balans met de capaciteit nodig voor onze dagelijkse operatie? Worden de vraag naar mensen en middelen en de beschikbaarheid ervan met elkaar in overeenstemming gebracht? Hebben we de juiste mensen op dat moment met de vaardigheden die nodig zijn om de change portfolio te realiseren?

Goede managementinformatie?

Bieden regelmatige portfolio voortgangsrapporten inzicht in een logische keten die loopt vanaf de strategische organisatiedoelstellingen – via de uit te voeren initiatieven zoals projecten – tot aan de beoogde opbrengsten van deze initiatieven en de impact ervan?

• Heb ik vertrouwen erin dat de rapportages ook een juist beeld geven van de werkelijkheid?
• Heb ik een goed begrip van de belangrijkste risico’s en issues die gelden voor de portfolio?
• Vormen de portfolio voortgangsrapporten de basis voor vervolgstappen of is het eerder een invuloefening van sjablonen?

Actief managen opbrengsten en risico’s?

Worden de opbrengsten en risico’s van de individuele projecten actief gemanaged? – En dan om de eerstgenoemde te vergroten en de laatstgenoemde te verminderen dan wel te beheersen?

Duidelijke besturing?

Begrijp ik het portfolio governance proces? Oftewel begrijp ik hoe we de besturing van de portfolio hebben ingericht?

Inzicht in prestaties tot nog toe?

Heb ik een duidelijk beeld van de resultaten van het opleveren van projecten tot nog toe? Hoeveel projecten waren

• op tijd?
• conform budget?
• met de juiste kwaliteit producten?
• met de verwachte opbrengsten gerealiseerd in de praktijk?

Maken we verschil?

• Heb ik een helder beeld van het verschil dat de portfolio tot nog toe heeft gemaakt en nog gaat maken in mijn organisatie?

Conclusie

Start en verbeter portfoliomanagement in je organisatie met deze vragenlijst en vind snel de belangrijkste verbeterpunten. De vragen gaan er enigszins vanuit dat je wel al een overzicht hebt van de lopende veranderinitiatieven. In de praktijk is dat niet altijd het geval. Soms ook niet alleen de grotere trajecten. Echter, zonder inzicht en overzicht is het onmogelijk om de portfolio te managen en om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat er genoeg mensen en middelen beschikbaar zijn voor de portfolio.

Zie ook onze blogs over portfoliomanagement als randvoorwaarde voor een beter projectmanagement en Wendbaarheid en portfoliomanagement.

De vragenlijst levert al snel handige verbeterinzichten op voor elke organisatie. Dan is natuurlijk de vraag hoe ga je dit oppakken met elkaar? Kom je er niet uit of wil je sneller meters maken, neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder.

Contact opnemen

Deze blog is geschreven door Tanja van den Akker. Geaccrediteerd verandermanagement en PRINCE2 trainer, auteur van PRINCE2 voor professionele projecten en Verandermanagement, basisprincipes en praktijk.

Deze vragenlijst is afkomstig uit het boek Management of Portfolios en losjes vertaald. Copyright is van kracht: ©2011, AXELOS Ltd. All rights reserved.
Met dank aan Martin Caron en Paul Oldenzeel voor hun review van deze blog. Martin Caron is geaccrediteerd trainer in PRINCE2, MSP, MoP en P3O en verzorgt daarnaast IPMA trainingen en P3M3-audits. Paul Oldenzeel is geaccrediteerd trainer in PRINCE2 (Agile), MoP, WISP en AgilePM en verzorgt daarnaast IPMA trainingen.