Wat is een PMO-er?
Wat is een PMO-er? Oftewel wat is een Project Management Officer? Maar het zou ook een Programme Management Officer kunnen zijn? Of een Portfolio Management Officer.
Een hoogwaardige PMO-er
In de meest geavanceerde invulling is de PMO-er een hoogwaardige consultant die projecten, programma’s en portfolio’s adviseert over de verbetering van hun werkwijzen, processen en de uitvoering ervan. Dat kan de PMO-er doen door individuele projecten te adviseren maar ook door een professionaliseringsslag te begeleiden voor alle of soortgelijke projecten. In dat laatste geval kan de PMO-er bijvoorbeeld de organisatie begeleiden naar een vaste werkwijze van projecten managen.
Belangrijk is te beseffen, dat de PMO-er -op welk niveau deze ook opereert-, ondersteunt, uitdaagt, kritisch is en inspireert.
Daarnaast zal de PMO-er natuurlijk kritisch moeten blijven op de eigen bijdrage en alert blijven op hoe deze dienstverlening en informatievoorziening kan worden verbeterd.
Verschillen in de praktijk
In de praktijk kent de invulling van PMO een grote variatie. Andere namen van posities in de ondersteunende hoek zijn bijvoorbeeld: Project Support Officer, projectsupport, projectondersteuning, Programma Governance Officer, Projectbureaumedewerker, Project Assurance, Projectborging, Projectsecretaris of PMO-consultant.
Projectborging en projectsupport zijn twee verschillende rollen in relatie tot projecten en vragen ook meer andere competenties, rapportagelijnen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dat zie je ook terug in rolbeschrijvingen in veelgebruikte methoden, frameworks en bodies of knowlegde zoals PRINCE2, IPMA, MoP, MSP, P3O, enzovoorts.
Project Assurance: critical friend
De Britten gebruiken een mooie uitdrukking voor project assurance oftewel projectborging: a critical friend. Die vriend die je met de beste intenties de waarheid vertelt als iets (nog) niet in orde is. De eerlijke vriend die je daarmee helpt om weg te blijven van echte problemen en valkuilen.
Project assurance wijst de projectmanager en stuurgroepen op verbeterpunten en omissies in het projectmanagement. Deze professional moet vrijuit kunnen spreken omdat een projectmanager in de waan van alle dagen niet vanzelfsprekend zal luisteren, en tegen een ondergeschikte eerder zal kunnen zeggen: ‘nu even niet’ dan tegen een onafhankelijk adviseur.
Project support: steun en toeverlaat
Project support of projectondersteuning is een rol die door de projectmanager zelf kan worden vervuld in kleinere, minder risicovolle projecten maar die ook door een team kan worden ingevuld in grote en complexe projecten. Deze rol valt dus wel onder de aansturing van de projectmanager. Projectondersteuning kan de vorm hebben van onder meer het:
- maken van voortgangsrapportages,
- bijwerken van de planning,
- beheren van het projectdossier, en
- faciliteren van vergaderingen.
een goede projectsupport is echte steun en toeverlaat. Het is vaak een stille kracht op de achtergrond, die alles zorgvuldig naloopt, bij elkaar brengt en signaleert wanneer er acties uit de tijd lopen. Daarnaast heeft een goede projectsupport vaak ook een functie als ‘oog en oor’ voor wat er in projectteams speelt.
Werken als PMO-er
In veel PMO-vacatures zie je een combinatie van deze werkzaamheden. Waarbij je je dus moet afvragen of je die kritische vriend kan zijn en wilt zijn; en dus of je een onafhankelijke of afhankelijke positie ten opzichte van de projectmanager gaat krijgen.
Als je als PMO-er aan de slag gaat, zijn goede trainingen noodzakelijk. Je kunt het wiel zelf uitvinden maar het wordt er vaak niet leuker van. Welke trainingen het beste passen voor jou, is medeafhankelijk van:
- de scope van je takenpakket: ga je over projecten, programma’s en/of portfolio’s?
- de methoden waarmee je organisatie werkt
- je huidige kennis en ervaring: wat weet en kun je al?
- je ambitie: waar wil je naar toe groeien?
Welke methodes gebruiken?
Afhankelijk van het niveau van veranderinitiatieven dat je wilt ondersteunen – projecten, programma’s of portfolio’s of alle niveaus – zijn er methodes die hier aandacht aan besteden, waarbij P3O volledig gericht is op deze ondersteuning en borging:
- op projectniveau: PRINCE2 (Agile), IPMA en in Amerikaans georiënteerde organisaties PMI
- op programmaniveau: MSP. Je kunt ook kijken naar AgilePgM.
- op portfoliomanagement: MoP. Je kunt ook kijken naar AgilePfM.
- op alle hierboven genoemde niveau’s: P3O.
Kijk je naar organisaties die agile werken omarmt hebben als continue vorm van werken en dus niet alleen in tijdelijke initiatieven zoals projecten en programma’s dan is het ook belangrijk om die werkwijze goed te leren kennen. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan SAFe, waarin ook onder meer een vorm van agile portfoliomanagement in is opgenomen.
Conclusie
PMO-ers zijn er in vele vormen en maten. Voor degenen die een goede gesprekspartner en adviseur willen zijn, is P3O een interessant raamwerk. In een volgende blog gaan we je meer vertellen over P3O-raamwerk waarin je handvatten vindt voor support voor project-, programma- en portfoliomanagement. Het PMO-office (kan ook P3O heten) kan een tijdelijke of permanente ondersteuning zijn voor één project tot aan alle veranderinitiatieven in de organisatie. Het kan een breed of smal takenpakket hebben en het kan gaan over enkele personen tot aan een team dat op verschillende plekken in de gebouwen en in organisatiestructuur te vinden is. Belangrijk is om helder te hebben wat het PMO moet bereiken en dan de inrichting, omvang, het takenpakket daar op te stemmen. Zorg voor steun van de top van de organisatie en houd vol.
Wil je een ontwikkeladvies voor jezelf? Of zoek je advies voor je PMO-team of projectbureau? We helpen je graag verder.
Zie ook ons webinar op 4 november as: PMO als projectenpolitie of power voor projecten
Tanja van den Akker is auteur van PRINCE2 voor professionele projecten, geaccrediteerd trainer in PRINCE2 en Change Management en mede-eigenaar van Forsa Advies.
Met dank aan Martin Caron voor review en feedback.
