Bluefield werkt met PRINCE2 Agile

Bluefield werkt met veel enthousiasme met PRINCE2 Agile. Daar wil ik meer van weten. Zodoende spreek ik met Benjamin Maas, consultant bij Bluefield in Utrecht. Benjamin heeft een van de PRINCE2 Agile Foundation trainingen gevolgd die Forsa Advies in de  afgelopen jaren heeft verzorgd voor Bluefield. Steeds weer zijn de deelnemers enthousiast over de training. Daarom wil ik graag meer weten over wat zij uit de training halen en hoe hen dat helpt succesvol te zijn bij hun klanten. 

Wat doet Bluefield precies?

Bluefield zorgt voor een verbetering in stuurinformatie met betrekking tot de core business, zodat onze klanten de juiste beslissingen kunnen nemen om hun doelstellingen te behalen. Daarbij komt de sterke achtergrond van Bluefield in finance en procesverbetering uitstekend van pas. De consultants van Bluefield analyseren de situatie, ontwikkelen een oplossing en begeleiden de implementatie van die oplossing in de organisatie. Met deze hands-on aanpak onderscheidt Bluefield zich van concurrenten; dus niet alleen een oplossing bedenken, maar ook zorgen dat deze goed wordt geïmplementeerd en door wordt ontwikkeld. Projecten die Bluefield hiervoor op zich neemt, zijn dan onder meer Business Intelligence trajecten en ERP selecties en implementaties. Een randvoorwaarde is dat de klant een strategie heeft ontwikkeld en duidelijke doelstellingen heeft. Die doelstellingen staan in onze werkwijze centraal.

Voor wie doet Bluefield dat?

Op de website zie ik een brede range van klanten van Bluefield van KIWA tot aan Europarcs en van Loetje tot aan Liberty Global. Dus vraag ik aan Benjamin: voor welke klanten doen jullie dit doorgaans? Benjamin: de gemene deler van onze klanten is onder meer de omvang. Veel klanten hebben een jaaromzet tussen de 30 en 500 miljoen per jaar. Maar ook grotere organisaties weten hun weg te vinden naar Bluefield om te komen tot betere stuurinformatie. Tenslotte werken we ook met ook Start-ups en dan vaak vanaf de opschaal-fase van hun ontwikkeling.

Naarmate klanten meer medewerkers hebben en de activiteiten verspreid zijn over meerdere locaties, wordt de juiste stuurinformatie steeds belangrijker. Hoe complexer en hoe groter de organisatie, hoe uitdagender de opdracht. Bij grotere organisaties is er vaker sprake van geografische spreiding van bedrijfsactiviteiten en dat maakt het moeilijker om de totale processen te overzien. Zo zien medewerkers op decentrale locaties vaak niet wat het betekent als zij hun processen laten afwijken van de rest van de organisatie.

Het gevolg van afwijkende processen tussen locaties is vaak dat de registratie van data, en daarmee dus ook de informatie, gaat afwijken. En dat heeft weer direct impact op de consistentie en/of compleetheid van stuurinformatie. Wanneer deze informatie ongelijk en/of incompleet is, het moeilijker om vanuit de holding weloverwogen besluiten te kunnen nemen.

De Bluefield aanpak

Bij methodes is het belangrijk om deze goed toe te snijden op de projecten die je doet. Hoe zit dat bij jullie? Benjamin legt uit: Bluefield heeft op basis van Lean, PRINCE2 Agile en verandermanagementinzichten een eigen werkwijze geformuleerd voor de projecten die zijn voor klanten invult. Benjamin is erg enthousiast over deze werkwijze waarin zowel projectmanagement als verandermanagement een plek hebben. Zo geeft het model onder meer praktische handvatten aan stakeholder engagement in de projecten. De aanpak is opgebouwd vanuit drie pilaren: Mens, Proces en Systeem. Die drie beïnvloeden elkaar en moeten dus ook alle drie aandacht krijgen in het ontwikkelen van betere stuurinformatie.

Waarom PRINCE2 Agile?

PRINCE2 Agile maakt het mogelijk om onze klanten effectief en flexibel te benaderen doordat we de juiste organisatieonderdelen met elkaar in verbinding kunnen brengen én de verwachtingen goed kunnen managen.

Het verbetertraject wordt vanuit de business gestart, doorgaans als een klassiek project. Tegelijkertijd werken de development teams van de klant veelal op basis van Agile. De projectmanager bevindt zich daarmee op het koppelvlak tussen een opdrachtgever van het project en één of meer Agile development teams.

Met PRINCE2 Agile sluit de projectmanager uitstekend aan op beide en verbindt ze met elkaar. Zo krijgt de opdrachtgever onder meer tijdige projectinformatie over voortgang en issues. Tegelijkertijd werkt de projectmanager goed samen met de development teams in de klantorganisatie in de realisatie doordat deze de Agile-taal en -werkwijze beheersen. De development teams van klanten werken ook niet allemaal hetzelfde. De meeste teams werken wel met een Product Backlog. Daar voegt de projectmanager dan de te realiseren verbeterpunten aan toe. Sommige development teams werken in sprints en andere weer niet. In de rol van projectmanager zijn we flexibel in onze werkwijze met behulp van PRINCE2 Agile.

Daarnaast helpt PRINCE2 Agile om de verwachtingen met de klant goed af te stemmen: wat is er mogelijk en op welke termijn? En wat zal er dan worden geleverd? Het is belangrijk dat duidelijk is dat de eerste oplevering niet gelijk een ‘Ferrari’ is, maar eerst een ‘Volkswagen’. Met het bieden van die duidelijkheid ervaren klanten al vaak een grote meerwaarde.

Hoe vind je de PRINCE2 Agile Foundation?

Ja, goede training! Vladimir Vuk, de trainer, is een hele leuke gast. Zijn enthousiasme is aanstekelijk. En belangrijker nog, hij kan elk stukje theorie tot leven brengen met eigen herkenbare praktijkvoorbeelden. Door die herkenbaarheid wordt de functie en het nut van elk stukje theorie ook duidelijk. Zo zie je het vóór je in de context van je eigen projecten. Dus op een goede manier overgebracht en inhoudelijk waardevol.

Agile líjkt eenvoudig

Overigens, lijkt Agile werken makkelijk, maar dat is het in de praktijk niet. Zo kent de Agile werkwijze rollen die er voorheen niet waren, zoals de Product Owner. Doordat sommige organisaties nog onvoldoende bekend zijn met deze rol, kan een interne Product Owner ‘tegen een muur aanlopen’.  

Benjamin weet waar hij het over heeft want hij heeft zelf een dergelijke rol ook ad interim ingevuld. Je moet de juiste informatie en mensen in de organisatie vinden. En indien het development team niet goed functioneert, verlies je al snel de good will van de business om input te leveren. En als ook het MT zich niet herkent in wat is opgeleverd dan neemt de weerstand verder toe.

In de praktijk kan dit inhouden dat het definiëren van de issues niet juist of niet volledig omschrijft waar de operatie last van heeft. Gevolg kan dan zijn dat de oplossing ook niet in de meest efficiënte richting wordt gezocht. Ondanks het werken naar een Minimal Viable Product, is het van belang dat een Product Owner precies weet wat het issue is, wat daarvan de impact is en hoe dit te omschrijven. Dit is de basis voor het bepalen van de oplossingsrichting en het maken van een vertaalslag naar het development team.

Praktijktips?

Mijn tips uit de praktijk:

• Het is belangrijk om je te realiseren dat input van het managementteam alleen niet afdoende is. De mensen op de werkvloer weten waar de bottle necks zitten in de processen. Iedereen is nodig om tot succes te komen. Zo heb je bijvoorbeeld een procesmanager Supply Chain Logistiek nodig om verbeteringen door te voeren in het logistieke proces.
• Succes begint echt bij de basis. Begin dus met het goed uitvragen van wensen en issues. Wat is de (informatie-)behoefte achter de vraag? Is duidelijk wat er wordt bedoeld? Als de vraag verkeerd wordt begrepen, dan gaat het al mis met het bepalen van de goede oplossing en het prioriteren ervan ten opzichte van andere user stories.
• Een goede Product Owner is van belang. Deze moet twee kanten op kunnen denken; enerzijds moet de Product Owner de taal van de klantorganisatie van strategisch tot operationeel niveau spreken en de business begrijpen. Anderzijds moet de Product Owner goed kunnen samenwerken met het development team en richting geven aan de werkzaamheden. Wanneer het development team een lage volwassenheid heeft in termen van Agile werken, dan moet de Product Owner ook geduldig kunnen zijn. Om hen te helpen groeien, moet de Product Owner regelmatig het team stimuleren tot reflecteren: hoe effectief werken we zo? Wat kan er beter? Hoe gaan we dat voor elkaar krijgen?

Weer een heel stuk wijzer geworden bedank ik Benjamin hartelijk voor het interview.

Wil je meer weten over Bluefield en meer weten over hoe zij stuurinformatie in organisaties verbeteren, kijk dan eens op de website van Bluefield.

Wil je meer weten over onze PRINCE2 Agile trainingen, lees dan hier verder. Liever live sparren met ons? Neem vrijblijvend contact met ons op. Tijdens kantooruren kun je ook terecht op onze chat.

Contact opnemen

Fotografie door Paula Romein Fotografie