Product breakdown structure versus work breakdown structure
In PRINCE2®7, IPMA en APM komen zowel de work breakdown structure (WBS) als de product breakdown structure (PBS) voor. PMI besteed vooral aandacht aan de WBS voor in theorie over plannen en het maken van planningen. Wat is het? Wat zijn de verschillen en overeenkomsten? En wat kun je ermee? Deze blog vertelt je alles over de product work breakdown structure versus work breakdown structure.
Wat is een work breakdown structure (WBS)?
Volgens PMI Practice guide is een work breakdown structure (WBS): A hierarchical decomposition of the total scope of work to be carried out by the project team to accomplish the project objectives and create the required deliverables.
Oftewel een decompositie van het werk dat volgens de scope van het project verricht moet worden om de projectdoelen en bijbehorende producten te realiseren.
Waarom een work breakdown structure (WBS)?
Volgens PMI Practice guide is het doel van een work breakdown structure (WBS) om een grotere uitdaging in kleinere uitdagingen op te delen: werkpakketten. Deze werkpakketten met kleinere plukjes werk, maken het makkelijker om werk te communiceren, managen, meten en beoordelen. De WBS helpt bovendien om de relatie tussen de scope, tijd, en kosten duidelijk te maken en om de scope goed te bewaken. Het is bovendien een mooie tool om de communicatie met stakeholders binnen en buiten het project. Het kan dienen als een basis voor een brainstorm, voor het delegeren van werk en voor het bespreken van de scope en impact van het project met stakeholders.
Echter….. dit geldt allemaal ook voor de product breakdown structure.
Wat is een product breakdown structure (PBS)?
Maar wat is dan een product breakdown structure? Volgens PRINCE2®7 is een product breakdown structure (PBS): A hierarchy of all the products to be produced during a plan.
Wat is het verschil tussen een WBS en een PBS?
Als je gaat zoeken naar de uitleg hierover online, is het best verwarrend; er zijn best inconsistenties tussen de verschillende bronnen. In deze blog is de WBS Practice guide leidend.
| WBS | PBS |
|---|---|
|
|
| Geformuleerd als werkwoorden met een zelfstandig naamwoord zoals ‘aanleggen electra’. | Geformuleerd als zelfstandig naamwoorden met bijvoeglijk naamwoorden ‘aangelegde electra’. |
| Producten worden beschreven in de WBS-dictionary. De WBS bevat informatie over o.a. het ‘deliverable’, de activiteit, kwaliteitscriteria, geschatte kosten en mensuren voor elk WBS-element. | Producten worden beschreven in productbeschrijvingen; het eindproduct in een projectproductbeschrijving. In de productbeschrijvingen staan géén geschatte kosten en benodigde uren of andere planningsinformatie. Die informatie vind je in het bijbehorende project plan, faseplan of teamplan/werkpakket. |
| De WBS bevat ook standaard de managementproducten, zoals plannen, voortgangsrapportages en registers voor het managen van issues, risico’s, etc. Dit kan in de eenvoudigste vorm bestaan uit slechts 1 werkpakket ‘managen project’ of ‘projectmanagement’ betekenen. | De PBS bevat niet standaard de managementproducten. Als je die toevoegt aan de PBS met projectproducten, en de managementproducten uitsplitst tot op document en overlegniveau, dan wordt ook snel onoverzichtelijk. Al kun je ook hier natuurlijk vrij makkelijk een product ‘projectmanagement’ of ‘gemanaged project’ toevoegen met in de productbeschrijving een lijst van wat dat betekent. |
| De WBS heeft een duidelijke codering waarbij elk onderliggend niveau begint met de code van het bovenliggende niveau. Het eerste product krijgt dan een ‘.1’ erachter, de volgende ‘.2’. Hiermee heb je een duidelijke verwijzing naar de WBS-dictionary. | In PRINCE2 7 wordt geen codering meer getoond of voorgeschreven. |
| De WBS bevat geen externe producten. | De PBS bevat ook externe producten om later de afhankelijkheden in het product flow diagram te kunnen duiden. |
De PBS is een onderdeel van productgerichte planning
Voor de volledigheid: in de meeste artikelen die er over WBS en PBS zijn (buiten PRINCE2®7), ontbreekt de uitleg dat de PBS in PRINCE2 niet op zichzelf staat. Het maakt onderdeel uit van de ‘productgerichte planning’-techniek met vier stappen. Je maakt:
- een projectproductbeschrijving, oftewel een beschrijving van het eindproduct van het project.
- een product breakdown structure, oftewel een hiërarchische weergave waarbij het bovengelegen product steeds volledig wordt door de eronder gelegen deelproducten af te ronden.
- productbeschrijvingen van deze deelproducten met onder meer kwaliteitscriteria.
- een product flow diagram waarin de volgorde van de producten in termen van afhankelijkheden wordt getoond, bijvoorbeeld ‘het ontwerp’ moet eerst afgerond worden voordat we ‘de fundering’ kunnen starten.
Waarom een WBS of PBS maken? En welke dan?
Het argument voor beide is nagenoeg gelijk: een volledig en duidelijk beeld hebben van het werk met bijbehorende scope. Die duidelijkheid biedt een gedegen basis voor je activiteitenplanning.
Of je het een of het ander kiest, hangt van een aantal zaken af: wat werkt het beste voor jou en je omgeving? En wat is gebruikelijk in de branche waar het project aan verbonden is, zodat je leveranciers het makkelijk begrijpen?
Het praten in termen van ‘de geschilderde keuken’ voelt kunstmatiger dan ‘de keuken schilderen’. Aan de andere kant focust ‘de geschilderde keuken’ op een te bereiken resultaat. Dat resultaat bestaat uit méér dan alleen het daadwerkelijke ‘schilderen’. Er moeten tijdig verf, kwasten, rollers, schilderstape enzovoorts worden ingekocht. De ruimte moet leeg worden gemaakt en eventuele niet te verplaatsen zaken moeten worden beschermd tegen verfspetters. Misschien moeten er spijkers en haakjes worden verwijderd voordat het schilderen kan starten. Wellicht moeten de muren eerst worden geëgaliseerd. Moet de muur ook nog voorbehandeld worden met een soort primer? En ten slotte moet de keuken drogen, voordat je verder kunt.
Belangrijk is dus dat er een duidelijk beeld komt van het te verzetten werk en dat de projectmanager dit goed kan delegeren. De ene kan dat beter met behulp van een werkpakket gebaseerd op een WBS en de ander met een werkpakket voortkomend uit een PBS.
Hoe maak ik een goede WBS of PBS?
Door de overlap die er in de verschillende uitleggen zit over de WBS en de PBS, hebben we hier een lijstje van stappen op hoofdlijnen voor je gemaakt die voor beide gelden:
- Verzamel informatie over wat het project moet bereiken en wat hier tot nog toe over beschreven en besloten is.
- Betrek de juiste mensen met de juiste expertises om een compleet beeld te krijgen van het te verzetten werk voor het project.
- In productgericht plannen definieer je éérst het eindproduct: wat heb je gemaakt aan het einde van het project als alles goed is gegaan? Aan welke eisen voldoet dat? Welke functionaliteit heeft het? In de WBS begin je met de projectnaam op het hoogste niveau.
- Voor een PBS identificeer hier de producten, deelproducten en eventueel subdeelproducten. Voor een WBS kun je hier ook kiezen voor ontwikkelfasen (Analyse, Ontwerp, Bouw, etc) of andere clusters van werk.
- Splits het bovenliggende niveau uit naar delen die samen het bovenliggende niveau compleet maken.
- Splits verdere lagen uit op dezelfde manier. Hoeveel niveaus je uitwerkt, ligt er aan op welk niveau teams opdrachten krijgen of dat werk wordt uitbesteed. Als je een (deel)product (PBS) of een werkpakket (WBS) belegt bij een team, is het definiëren daarvan doorgaans afdoende.
- Beschrijf de (sub)deelproducten. Dat kan in een WBS Dictionary (PM BoK), een productbeschrijving (PRINCE2/IPMA), een user story (agile) of andere vorm van specificaties.
- Beschrijf de werkpakketten van één of meer (sub)deelproducten. Het werkpakket bevat de productbeschrijving(en), praktische informatie over contactpersonen, relaties met andere (deel)producten, welke beperkingen er zijn in het uitvoeren van het werk, welke voortgangsrapportage wordt verwerkt, enzovoorts. In PRINCE2 volgt na de PBS en de productbeschrijvingen, nog het product flow diagram met de afhankelijkheden tussen producten, dus bijvoorbeeld: product A kan niet starten voordat product B af is. Dat wordt dan weer gegeven met pijlen tussen producten.
- Na het compleet maken van de PBS, het product flow diagram en/of de WBS maak je een activiteitenplanning met afhankelijkheden, start- en einddata, wijs je mensen toe aan het werk, enz.
Kun je de WBS en een PBS combineren?
Volgens de verkorte uitleg van APM (Britse beroepsorganisatie voor projectmanagement) kun je de PBS en de WBS ook inderdaad combineren:
The output of scope management is a specification that may be presented as a product breakdown structure (PBS) showing the deliverables and a work breakdown structure (WBS) showing the work required to produce them.
Ook in PRINCE2®7 worden de PBS en WBS aan elkaar verbonden. De definitie voor WBS is PRINCE2 7: ‘A hierarchy of all work to be done during a project that forms a link between the product breakdown structure and the work packages’.
Dus volgens PRINCE2®7 maak je eerst een product breakdown structure en daarná een work breakdown structure.
In een PBS focus je eerst op producten om te borgen dat je een complete inventarisatie van het werk hebt. De controlevraag is dan steeds: leidt het werk dat je opsomt tot het product wat gemaakt moet worden? Of ontbreekt er nog iets? Als er iets ontbreekt, vertaal dit naar een (deel)product en voegt het toe.
Daarna vertaal je de producten naar werk in een work breakdown structure. Daar zit wel een uitdaging, want noch PRINCE2®7, noch APM legt (duidelijk) uit hoe je van het één naar het ander komt. En als je éérst elk product analyseert en uitsplitst naar activiteiten, is dan het opnieuw clusteren van die activiteiten niet dubbel werk? Sommigen voorstanders van de combi van de WBS geven aan dat een voordeel is dat je deze clustering van werk kunt baseren op logisch te delegeren werkpakketten, dus bijvoorbeeld alle aan te leggen electra in één keer beleggen bij één partij in plaats van een stukje via ‘aangelegde electra keuken’, ‘aangelegde electra woonkamer’, enz. Aan de andere kant kun je in de PBS ook ‘aangelegde electra’ opnemen, wat hetzelfde effect heeft.
Voor de projectmanagementnerds onder ons
Voor de projectmanagement nerds onder ons blijkt dit best een leuke surf-zoektocht online want de verschillende bronnen spreken zich tegen. PBS versus WBS is een langlopende discussie waarbij allerlei inconsistenties tussen de verschillende bronnen het niet makkelijker maken om tot overeenstemming te komen. Zelfs in de practice guide over de WBS vind je een voorbeeld op basis van een fiets die precies hetzelfde is onder de PBS!
Het PM BoK van PMI en PRINCE2 van AXELOS/Peoplecert kun je zien als twee concurrerende organisaties die beide trainingen accrediteren en examens verkopen. PMI van oudsher meer een vakvereniging met leden, AXELOS is voortgekomen uit de Britse overheid die ooit methoden zoals PRINCE2, ITIL, MSP, enz. heeft ontwikkeld om best practices expliciet te maken en te delen. Peoplecert is van oudsher een partij die trainingsorganisaties accrediteert en het proces van examens afnemen beheert en faciliteert. Peoplecert heeft enige tijd geleden AXELOS gekocht en bouwt nu aan een community-achtige opzet met content in een afgeschermde omgeving (MyAxelos).
Conclusie
Dus wat kunnen we concluderen over de product work breakdown structure versus work breakdown structure? De PBS en WBS liggen soms dichterbij elkaar dan je zou denken. Het maken van beide is daardoor al gauw onnodig veel werk. Daar de PBS als uitgangspunt de uiteindelijk gewenste deliverables heeft en die centraal stelt, lijkt dat een (nog) betere basis te bieden voor een complete en resultaatgerichte planning.
Deze blog is geschreven door Tanja van den Akker. Geaccrediteerd verandermanagement en PRINCE2 trainer, auteur van PRINCE2 voor professionele projecten en Verandermanagement, basisprincipes en praktijk.
Met bijzondere dank aan Bert Hedeman voor zijn feedback! Ik ben eigenwijs genoeg geweest om daar keuzes in te maken dus dit stuk is volledig eigen verantwoordelijkheid, maar ik ben enorm dankbaar voor deze steun en toeverlaat.
Work Breakdown Structure Practice Standard | PMI
Managing Succesful projects with PRINCE2 – 7, 2023.
PBS vs WBS | What’s The Difference? | APM
Applying work breakdown structure to project lifecycle (pmi.org)
