Project Feestdagen
Elk jaar stoppen we bij Forsa Advies veel liefde in de feestdagen. We laten wenskaarten drukken, zoeken geschenken uit en brengen ons pand in Rijswijk in feestelijke stemming. En ieder jaar vinden we dat we het nog slimmer kunnen aanpakken. Hieronder een uitwerking van ons Project Feestdagen, met een knipoogje en praktische tips, mocht je zelf een dergelijk project op je nemen.
Projectproductbeschrijving
In de projectproductbeschrijving kun je onder meer het doel en de acceptatiecriteria opnemen voor het eindproduct: waar moet het aan voldoen om succesvol te zijn? Onze bedoeling is dat het Project Feestdagen de betrokkenen c.q. ontvangers een goed gevoel geeft. Verder is het van belang dat het geschenk bijdraagt aan een betere wereld op een of andere manier.
Het vertalen naar acceptatiecriteria kan dan bijvoorbeeld te maken hebben met actualiteit, inclusiviteit, bijdragen aan welzijn van de ontvanger en de wereld, smaakgevoeligheid en bedrijfsbeleid ten aanzien van het aannemen van geschenken. Hieronder volgt een toelichting van elk.
Actualiteit
Het cadeautje moet aansluiten op berichten in nieuwsmedia van het afgelopen jaar: wat is actueel? En wat daarvan leent zich voor een positieve en bemoedigende boodschap om de ontvanger wel dat beoogde positieve gevoel te geven?
Inclusiviteit
Het cadeautje moet passen bij klanten met verschillende achtergronden, zoals bijvoorbeeld etniciteit en religie. Dus wens je bijvoorbeeld ‘fijne feestdagen’ of ‘fijne kerstdagen’?
Bijdragen aan welzijn van de ontvanger
Of in ieder geval het welzijn van de ontvanger niet schaden. Bijvoorbeeld: geen alcoholhoudende dranken. Dat is overigens ook al niet handig gegeven het vorige punt. Jaren geleden gaven we 2 flessen wijn cadeau. Een radioloog van een ziekenhuis waar we training gaven, gaf aan geen wijn te drinken, vanwege de impact ervan op je gezondheid. Sindsdien geven we geen alcoholhoudende dranken meer als relatiegeschenk. Bovendien weet je doorgaans niet of iemand het alcoholgebruik juist probeert te minderen.
Bijdragen aan welzijn van de wereld
We dragen met het Project Feestdagen graag bij aan iets goeds in de wereld zoals een cadeautje dat helpt om de wereld te vergroenen (een kerstboompje voor op je balkon of in de tuin), energie te besparen (een dekentje) of helpt om vervuiling op te lossen, zoals een beanie van MBRC (sponsorproduct van een organisatie die plastic uit oceanen haalt), enz. Dit jaar hebben we de egel centraal gesteld door o.a. egels te sponsoren van Egelopvang Midden Nederland.
Niet te smaakgevoelig
Ontvangers van het cadeautje moeten zich niet verplicht voelen om het cadeau ergens in hun kantoor of huis te plaatsen als het hun smaak niet is. Als gevolg daarvan kiezen we doorgaans geen interieur- of kledingitems. En als we dat wel doen dan in neutrale kleur en niet te groot. Bovendien moedigen we ontvangers aan dat als ze het niet mooi vinden, het cadeau doen aan iemand anders of op Markplaats zetten. Dan heeft iemand anders er nog plezier van. De dekentjes die we jaren geleden hebben gegeven, kunnen dan bijvoorbeeld naar een goed doel.
Respect voor bedrijfsbeleid
Elke potentiële ontvanger moet minimaal één week voor verzending kunnen aangeven dat het aannemen van een geschenkje hoe klein ook, niet aanvaardbaar is. Dat voorkomt vervelende situaties. Ook het budget per geschenk mag niet te hoog zijn; het moet duidelijk zijn dat het een bescheiden bedankje is en mag niet de schijn wekken dat er nieuwe business tegenover moet staan.
Budget Project Feestdagen
Daarnaast maak je een raming van een bedrag per ontvanger en het aantal ontvangers dat een cadeautje krijgt. Houd bij de kosten niet alleen rekening met het cadeau zelf, maar dus ook met de kaart, de verpakking en het cadeaupapier en niet te vergeten eventuele verzendkosten.
Projectaanpak
Uiteindelijk is ieder project uniek. En des te meer je kant-en-klaar inkoopt, des te minder projectmanagement zal er nodig zijn. Wij zijn onder andere uitgegaan van een unieke kaart en een uniek cadeau. Een uniek product kun je niet zomaar bestellen. Voor de kaart is het ontwerp- en drukwerk uitbesteed. Voor het cadeau betekent het samenstellen van losse items in een eigen ‘gift box’. Dit zijn voorbeelden van keuzes in je projectaanpak: (zoveel mogelijk) zelf maken of uitbesteden, een kant-en-klaar product versus een maatwerkproduct kopen.
Productdecompositiestructuur
Productstroomschema
In een productstroomschema zet je de producten uit de decompositiestructuur in een chronologische volgorde, in die zin dat afhankelijkheden tussen producten met een pijl worden aangeduid. Het is dus niet zo dat alles wat op ongeveer in dezelfde ‘kolom’ staat ook tegelijkertijd start. Daarvoor zal er in het verder uitwerken van de planning moeten worden gekeken naar de beschikbaarheid van mensen en middelen, levertijden, enzovoorts. In dit productstroomschema voor Project Feestdagen eigenlijk vrij veel direct gestart kan worden. Ook kun je nog deelproducten plaatsen vóór het Prototype Cadeautje (conceptkerstkaart, conceptcadeau, enz), maar daarmee zou het plaatje voor deze blog wel erg priegelig worden.
Tijdsplanning Project Feestdagen
De volgende stap is dan om de planning te vertalen naar concrete activiteiten in een tijdslijn. En in ieder geval op teamniveau wijs je de activiteiten toe aan concrete teamleden, zodat iedereen weet wat te doen en wanneer. Houd hierbij ook rekening met eventuele levertijden en werkzaamheden zoals het vouwen, in enveloppen doen en frankeren van kaarten en het inpakken en wegbrengen van cadeaus.
Leerpunten Project Feestdagen
Onze organisatie krijgt wat meer internationale relaties en daarbij merken we dat de Nederlandse tekst op de kaarten niet voor iedereen handig is. Bovendien leverde de internationale adressen problemen op in het formulier waarin de ontvangers konden aangeven of ze het pakketje wilden ontvangen. Bovendien konden ze er voor kiezen dat we het langs zouden komen brengen. :-) Misschien volgend jaar een aparte tekst en een apart formulier voor hen?
Een ander leerpunt is de toevoeging van het prototype cadeau. Toen we het cadeau van dit jaar inpakten, kwamen we er achter dat er een lege plekje in het pakje overbleef. Toen hebben we besloten om daar een klein zakje snoep bij te doen. Daarvoor hebben we snoep, zakjes en dichtplakstickertjes gekocht. Bovendien moesten we kiezen om de kadootjes in de omdoos in te pakken of de omdoos zelf. Dat moest op een manier gebeuren die ook de bezorging door PostNL in de drukste tijd van het jaar zou doorstaan. Een mockup of prototype had deze vragen eerder aan het licht gebracht en helpen beantwoorden.
Wil je eens sparren over jouw projectplanningen? Of een workshop om deze techniek toe te passen op jouw project? Neem contact met ons op:
Tanja van den Akker is auteur van PRINCE2 voor professionele projecten, geaccrediteerd trainer in PRINCE2 en Change Management en mede-eigenaar van Forsa Advies.
PRINCE2® is a registered trademark of AXELOS Ltd. All rights reserved.
Figuren: the photo’s in this blog are copyright protected by Adobe Stock. All rights reserved.
