Wat is een business case?

Wat is een business case? Wat hoort daar in te staan? In projectmanagementtrainingen hebben deelnemers veel vragen hierover. In deze blog lees je meer over dit begrip. De term business case in relatie tot projecten komt voor in onder andere PRINCE2 en PRINCE2 Agile. Het heet in WISP ‘projectonderbouwing’. En een vergelijkbare term in IPMA is de zakelijke rechtvaardiging.

Wat is een business case?

Een project business case is een samenvatting van de verwachte opbrengsten, kosten en risico’s die verbonden zijn aan een project. Het doel ervan is om de stuurgroep belangrijke informatie te bieden bij het nemen van besluiten over het project. En daarnaast kan de business case worden gebruikt om mogelijke projecten met elkaar te vergelijken en te bepalen welke het meest bijdragen aan de doelen van de organisatie.

Is het een document?

Vaak wordt met de business case een document bedoeld waarin dit is opgeschreven, maar dat hoeft niet per sé. Al is het wel handig om het vast te leggen en op belangrijke momenten in het project erbij te pakken en waar nodig bij te werken. Zoals vaak geldt voor documenten in projecten: het is belangrijker om de verwachtingen goed en eenduidig af te stemmen dan iets zo snel mogelijk op papier te zetten. Het goed op papier zetten is uiteindelijk de uitkomst van een denk- en afstemmingsproces. Bijvoorbeeld: welke opbrengsten zoeken we nu echt? Wanneer zijn we blij? Bedoelen we hierbij hetzelfde of kunnen woorden op verschillende manieren worden begrepen?

Wie doet wat?

De opdrachtgever is de eigenaar van de business case. Met dit eigenaarschap wordt bedoeld dat de projectopdrachtgever de verantwoordelijkheid heeft voor het tot standkoming van een realistische en correcte business case. Dit is ook de persoon die de business case goed keurt en de eindbeslissing neemt over het starten, voortzetten of stoppen van het project, waarbij de business case een hele belangrijke factor is. Ook moet de opdrachtgever de business case kunnen uitleggen aan het hoger management. Dat kan lijnmanagement maar ook programmamanagement of portfoliomanagement betreffen. Het is daarom belangrijk dat de opdrachtgever zelf zijn invulling van de business case verwoordt en achter de inhoud van de business case kan blijven staan en dat ook doet.

In de praktijk is het vaak de projectmanager die de business case schrijft. Deze vergaart input van de opdrachtgever in een intakegesprek. Hierin bevraagt de projectmanager de ideeën, verwachtingen, aannames aan de opdrachtgever. Aan de hand hiervan werkt de projectmanager de business case dan op papier. Het is dan belangrijk om ook alle andere belangrijke stakeholders te spreken en verdere informatie te verzamelen. Zien zij bijvoorbeeld risico’s waarvan de opdrachtgever niet op de hoogte is? Ook kan het nodig zijn om verder onderzoek te doen om de business case onder meer naar de onderliggende aannames. De opdrachtgever kan er van overtuigd zijn dat er een grote vraag is naar een bepaald product, maar is dat wel zo?

Staan de projectproducten er ook in?

De projectproducten staan doorgaans niet beschreven in de business case. Je kunt de producten noemen in het kostenoverzicht van de business case met de totaalkosten van het betreffende product erbij. Echter, de productbeschrijving of een programma van eisen is in de meeste methoden een ander document. De business case en de productbeschrijvingen hebben wel veel met elkaar te maken natuurlijk. Hoe beter je weet welke projectproducten er nodig zijn en aan welke eisen ze moeten voldoen, des te beter je kunt inschatten wat er aan mensuren en materialen nodig is om de producten te maken. En zo weet je weer preciezer wat de projectproducten gaan kosten.

Wat staat er wel in?

Het sjabloon voor de business case volgens PRINCE2 bevat:

• Aanleiding: wat is er gebeurt tot nog toe en welk probleem/welke problemen leiden tot dit project?
• Business options: welke mogelijkheden zijn er op hoofdlijnen om deze situatie te verbeteren of zelfs op te lossen? Wat zijn de voor- en nadelen van elke optie? En welke optie is het beste en waarom?
• Welke benefits kunnen verwacht worden uit de gekozen business option voor de opdrachtgevende organisatie?
• Zijn er ook te verwachten verliezen of nadelen oftewel ‘disbenefits’ om rekening mee te houden? Is er bijvoorbeeld overlast en/of productieverlies tijdens het project?
• Welke kosten brengt het project met zich mee: enerzijds om het project te realiseren, zoals in te huren mensen en aan te schaffen middelen en materialen? En anderzijds voor het gebruik, beheer en onderhoud daarna, denk aan licenties, onderhoudscontracten, inzet van mensen om het projectproduct te onderhouden, beheren en het gebruik ervan te ondersteunen.
• Financiering van het project: waar komt het geld vandaan?
• Belangrijkste risico’s

Wil je meer weten over hoe je een goede business case schrijft? Neem contact met ons op. Je vindt onze contactgegevens op onze contactpagina. Tijdens kantooruren kun je ook terecht op onze chat. 

Wil je onze PRINCE2 sjablonen downloaden? Download ze hier: PRINCE2® sjablonen voor succesvol PRINCE2 | Forsa Advies (forsa-advies.nl)