Zit de projectmanager in de stuurgroep?

Een veel voorkomende vraag is: zit de projectmanager in de stuurgroep van het project? Aan een kant is het de vraag of de projectmanager een dergelijke beslissingsbevoegdheid moet hebben en aan de andere kant moet de stuurgroep als geheel goed geïnformeerd zijn over het wel en wee van het project? Dus hoe zit dat?

Eerst iets over de rolverdeling op hoofdlijnen tussen de projectmanager en de stuurgroep. We kunnen de eerste zien als de kapitein op het schip en de stuurgroep als het management van de rederij die de bestemming bepaalt en afspreekt met de projectmanager.

De projectmanager als kapitein

De rol van de projectmanager kan worden vergeleken met die van de kapitein van een schip. De projectmanager bepaalt de precieze route, zorgt dat iedereen aan het werk kan, navigeert langs dagelijkse uitdagingen en bewaakt dat het schip op tijd in de haven van bestemming aan zal komen. De rol van projectmanager omvat het nemen van beslissingen op operationeel niveau, het managen van de dagelijkse gang van zaken en het waarborgen van de vooruitgang.

De stuurgroep als rederij

Aan de andere kant hebben we de stuurgroep, die de eindbestemming bepaalt. De stuurgroep bestaat uit een beperkt aantal belangrijke belanghebbenden met managementbevoegdheden ten aanzien van wat het project beoogt te bereiken. Deze stuurgroepleden kijken naar het grotere plaatje en bewaken dat het project bijdraagt aan de strategische bedrijfsdoelstellingen. Zij sturen waar nodig bij, bijvoorbeeld wanneer er nieuwe ontwikkelingen zijn in de organisatie. Daarbij is het natuurlijk van belang dat de stuurgroep de projectmanager de juiste mensen en middelen verschaft om de bestemming op tijd te bereiken.

Is de projectmanager onderdeel van de stuurgroep?

Een veel voorkomende vraag is of de projectmanager deel uitmaakt van de stuurgroep: beslist de projectmanager dan mee? En als deze geen deel uitmaakt van de stuurgroep hoe worden de stuurgroepleden dan geïnformeerd over wat er gaande is van het project?

Hierbij is het van belang om twee zaken van elkaar te scheiden, namelijk de stuurgroep als:

1. beslissingsorgaan. Dit is de entiteit binnen het projectmanagementteam die de (belangrijkste) beslissingen neemt met betrekking tot het project.
2. overlegorgaan. Het stuurgroepoverleg waarin deze belangrijkste beslissingen besproken worden en waar informatie die relevant is voor de te nemen besluiten besproken wordt.

In methoden zoals PRINCE2 en een Body of Knowledge zoals IPMA maakt de projectmanager geen deel uit van de stuurgroep. De projectmanager leidt het team operationeel, terwijl de stuurgroep de overkoepelende richting bepaalt en toezicht houdt op de algehele voortgang. De projectmanager is wel onderdeel van het stuurgroepoverleg waarin deze de stuurgroepleden informeert en om besluiten vraagt. Dat zijn dus twee verschillende zaken.

Communicatie

Goede communicatie is van vitaal belang voor het projectsucces. PRINCE2 werkt met het principe van ‘manage by exception’. Dit betekent onder meer dat er alleen stuurgroepoverleg is, indien er iets besloten moet worden. Aan de andere kant is er ook een communicatiemanagementaanpak waarmee geborgd wordt dat belangrijke belanghebbenden, zoals de stuurgroep, op de juiste wijze betrokken blijven. Dat kan met formele én informele overleggen. Het is bevorderlijk voor het projectsucces als beide partijen openheid van zaken kunnen geven. Bijvoorbeeld voor de projectmanager om niet alleen successen, maar ook uitdagingen te delen. Door deze openheid kan het projectbestuur ondersteuning bieden, strategieën voorstellen en mogelijke obstakels wegnemen. Aan de andere kant neemt het wederzijds vertrouwen ook toe indien de stuurgroep vertelt over uitdagingen in de organisatie bijvoorbeeld met betrekking tot steun van het hogergelegen management en/of de financiering van een volgende fase.

Flexibiliteit

Flexibiliteit is een andere succesfactor in deze samenwerking. Terwijl de projectmanager snel moet kunnen schakelen in de dagelijkse gang van zaken, moeten de stuurgroepleden begrijpen dat een project nooit volgens het plan verloopt. Een flexibele aanpak, zowel op operationeel als strategisch niveau, draagt bij aan het succes van het project.

Samen sterk

In de wereld van projectmanagement is het geen kwestie van “wij-tegen-zij”, maar eerder van samen sterk. De projectmanager en het projectbestuur hebben beide unieke rollen, maar deze rollen vullen elkaar aan. Zij delen de verantwoordelijkheid voor het succes van het project, waarbij de projectmanager de dagelijkse operaties leidt en het projectbestuur zorgt voor strategische consistentie.

Conclusie

De samenwerking tussen de projectmanager en het projectbestuur vormt de kern van een krachtig partnerschap. Terwijl de projectmanager het schip stuurt door de dagelijkse uitdagingen, geeft de stuurgroep aan wat de gewenste bestemming is; en in deze VUCA-wereld kan de bestemming dus ook wijzigen. Samenwerken is de sleutel tot het behalen van gemeenschappelijke doelen en het overwinnen van de uitdagingen van projectmanagement.

Wil je samen met je collega’s meer leren over projectmanagement en de aansturing van projecten? 

Contact opnemen

Tanja van den Akker is auteur van PRINCE2 voor professionele projecten, geaccrediteerd trainer in PRINCE2 en Change Management en mede-eigenaar van Forsa Advies.

PRINCE2® is a registered trademark of AXELOS Ltd. All rights reserved.
Figuren: the photo’s in this blog are copyright protected by Adobe Stock. All rights reserved.