Verandermanagement in softwareprojecten van Open Circle Solutions

In Teams spreek ik met Jordan van Est, Managing Director van Open Circle Solutions. We spreken elkaar naar aanleiding van de verandermanagement training die Jordan en zijn collega’s onlangs hebben afgerond bij Forsa Advies. Ik wil graag meer weten over hun ervaringen met verandermanagement in softwareprojecten in de praktijk. En hoe belangrijk dit is voor Jordan en zijn collega’s in de oplossingen die zij realiseren. Echter, laat me het bedrijf eerst eens introduceren…..

Wat doet Open Circle Solutions?

Jordan vertelt enthousiast: we zijn een organisatie die hoogwaardige maatwerk leveren voor software. Hierbij krijgt gebruikersgemak veel aandacht om ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem effectief wordt gebruikt. Het systeem gaat tenslotte alleen de organisatiedoelen helpen te realiseren als het ook goed wordt gebruikt. Onze mensen zijn zeer ervaren en weten alles van Java, cloud, integratie en big data om de juiste oplossing te maken.

Wat maakt jullie anders?

Met overtuiging legt Jordan uit: wij zijn doorgaans meer gespecialiseerd dan onze, vaak grote concurrenten. Daardoor leveren we geen algemeen verhaal, maar verdiepen we ons echt in de vraag van de klant. Iedere opdracht begint met het begrijpen van de business case van de klant en hoe de gewenste oplossing de klanten van deze klant beter helpt te bedienen.

Hoe kan ónze klant zich onderscheiden?

Jordan vervolgt: dat is belangrijk, want als we deze business case écht begrijpen, dan kunnen we goede alternatieven bieden. Zo bekijken we met onze klant hoe deze zich weer kan onderscheiden van zijn concurrenten. En bijvoorbeeld hoe een nieuw systeem een nieuw verdienmodel kan ondersteunen voor onze klant.
Indien blijkt dat er voor de vraag geschikte kant-en-klare software op de markt beschikbaar is, dan raden we aan om dat te gebruiken. Standaardsoftware is dan normaal gesproken voordeliger en snel(ler) beschikbaar dan maatwerksoftware. Zo een eerlijk advies sluit aan bij onze stijl van communiceren: we zijn transparant en open over wat we wèl en wat we niet kunnen.

First time right én agile werken

Ten aanzien van kwaliteit is ons streven om de oplossing in één keer goed op te leveren, oftewel ‘first time right’ in plaats van half werk afleveren. De gezichtsuitdrukking van Jordan maakt duidelijk dat hij echt niet van half werk houdt. Hij vertelt verder: samen met de klant stellen we een back log op voor het ontwikkelen van de software en werken deze dan uit. Daarna leveren we steeds delen op uit de backlog in sprints van twee weken. Daarbij koppelen we steeds het ontwikkelde deelresultaat terug aan de klant.

Member for a day

‘Dan ben ik toch erg nieuwsgierig: kun je een voorbeeld noemen van een opdracht die jullie hebben gedaan?
Ook over deze vraag hoeft Jordan niet na te denken: Jazeker! Zo hebben we voor de golfbaan Bernardus een softwareoplossing ontwikkeld. Deze software maakt het mogelijk om bezoekers die geen vaste bezoekers zijn van de golfbaan als echte leden voor een dag warm te verwelkomen als Members for a Day. Daarmee biedt de golfbaan ook deze klanten een bijzondere ervaring. Je hoeft zelfs niet eens van golf te houden om er een leuke dag te hebben.

Help, mijn partner is een golfer!

Wanneer bijvoorbeeld twee koppels samen naar de golfbaan komen waarvan maar twee mensen daadwerkelijk willen spelen, dan kan via het systeem ook voor de partners die niet van golf houden een dagje uit volledig worden verzorgd. Denk aan tennissen, fitnessen, een dagje wellness of shoppen en na afloop van een diner genieten met Michelin-sterren. Alles kan verzorgd worden inclusief het vervoer van en naar de stad.

Onze klant in de top 10

Daar de bestaande standaardsoftware deze functionaliteiten niet bood en de potentiële leveranciers niet bereid waren om hun software aan te passen, was maatwerk nodig. Dat hebben we geleverd. De Bernadus-golfbaan staat in de top 10 van meest gewaardeerde golfbanen van Nederland.

Een nieuw systeem betekent vaak verandering

In al onze opdrachten implementeren we nieuwe of vernieuwde ICT systemen bij onze klanten. Hierbij breng je ook verandering te weeg in de organisatie van de klant. Soms is die verandering klein en soms is de verandering groot. In het laatste geval is het de uitdaging dat de mensen het nieuwe systeem ook omarmen.

Gebruikers kunnen onzekerheid ervaren

Gebruikers kunnen onzeker zijn of ze het wel tijdig onder de knie gaan krijgen. Of ze zijn zo gewend geraakt aan het oude systeem dat ze moeite hebben om er afscheid van te nemen. Daarnaast vrezen sommigen dat ze vrijheid en invloed inleveren met het verdwijnen van het oude systeem.

Dat vereist dan effectief verandermanagement in softwareprojecten.

Help je mee om je levenswerk te vervangen?

Ook de maker van de bestaande oplossing is een sleutelfiguur. In veel organisaties zijn er oplossingen in Excel gemaakt door die ene handige ICT-er. Die heeft daar over de tijd vaak zijn levenswerk van gemaakt. Echter, als deze medewerker ziek wordt, met vakantie gaat of het bedrijf verlaat, dan heeft de organisatie een probleem met de continuïteit. En naarmate de betreffende oplossing kritischer wordt voor de organisatie, wordt dat bedrijfsrisico groter.
De uitdaging is dat we juist de medewerker die de bestaande oplossing heeft gemaakt, nodig hebben bij het vervangen ervan. Die persoon heeft de benodigde kennis en kent belangrijke valkuilen in het ontwikkelen hiervan.

Ik beaam: ‘tja, dat is dan toch een beetje praten met de kalkoen over het kerstdiner.’

‘Vraag maar wat je wilt weten’ is niet genoeg

Als die medewerker zegt: ‘vraag maar wat je wilt weten’ dan gaat dat niet goed werken. We moeten echt met die persoon samen aan de slag kunnen.
Om gebruikers, beheerders en andere belanghebbenden mee te krijgen, hebben we besloten om ons te verdiepen in verandermanagement. Dit past bij ons streven om onze klanten écht te helpen succesvol te zijn.

Forsa Advies verdiepte zich in ónze business case

Al gauw kwamen we uit bij Forsa Advies. Net als wij dat doen bij onze klanten, verdiepte zij zich in onze business case en legde keuzes voor ten aanzien van de gewenste training. Zo hebben we gekozen voor een op basis van onze leerdoelen op maat gemaakt programma waarbij specifiek werd ingespeeld op onze leerdoelen. Het was ook mogelijk om te certificeren door het APMG Change Management Foundation examen af te leggen, maar dat was voor ons geen hoofddoel. Daar is het programma op aangepast.

Een gereedschapskist

Met de training hebben we enerzijds een aantal handzame modellen geleerd en daarmee een theoretische basis gelegd. Anderzijds vonden we het erg belangrijk om praktisch aan de slag te gaan. En dat is gelukt doordat we aan allerlei casuïstiek hebben gewerkt uit onze eigen praktijk. We hebben een gereedschapskist gekregen waar we afhankelijk van de situatie iets uit kunnen pakken. Een deel gebruikten we onbewust al. Daarvan is het fijn om bevestigd te zien dat dat klopt en nog duidelijker te hebben hoe het werkt. Maar er was ook genoeg nieuws.

Diversiteit in de groep

De groep was divers en de achtergronden verschillend. Dat is goed geadresseerd in de training door trainer Kitty Clerc. Sommigen willen de wetenschappelijke achtergrond weten, anderen vooral hoe het praktisch werkt. Echte ICT-specialisten zoeken wat meer naar de maakbaarheid van veranderingen. De projectmanagers en consultants zijn blij met de inzichten in het beïnvloeden van verandering.

Concrete handvatten

Overigens blijven we bij ons vakgebied en gaan we niet in eens een change management club worden. Om onze klanten beter te helpen, willen we begrip hebben van de veranderdynamiek en hier aandacht aan te geven in onze trajecten. We werken mee aan een communicatieplan en nemen gebruikers mee in de verandering met instrumenten van een maandelijkse nieuwsbrief tot aan hands-on sessies. De verandermanagementtraining gaf hier concrete handvatten voor.

Heb je ook praktijktips voor mensen die werken in soortgelijke ICT-implementaties?

• Zorg dat je een duidelijke business case opstelt waarin staat hoe de nieuwe oplossing moet gaan bijdragen aan het succes van je organisatie. Dit helpt ook om inzicht te krijgen in de haalbaarheid ervan en maakt het duidelijk wanneer de oplossing goed genoeg is. Bovendien geef je hier aan wat je er voor wilt uitgeven.
• Werk niet op een fixed price basis. Dit model versterkt de tegenstrijdige belangen tussen de klant en leverancier. Voor de leverancier wordt het interessant om het minimale te leveren in plaats van wat nodig is. Voor de klant wordt het de sport om er zoveel mogelijk uit te halen. Selecteer een leverancier die je vertrouwt en kom samen tot synergie.
• Zorg voor een goede ‘governance’ voor de implementatie met onder meer een slagvaardige stuurgroep.
• Betrek de gebruikers van het op te leveren systeem vanaf het begin. Zorg ervoor dat informatie over de voortgang en bijzonderheden bijvoorbeeld niet bij de interne projectmanager blijven liggen maar gedeeld worden in de organisatie.

Ik bedank Jordan hartelijk voor het interview en we sluiten af.

Wil je meer weten over Open Circle solutions en meer tips lezen in relatie tot deze ICT implementaties, kijk dan eens op de website van Open Circle Solutions.

Wil je meer weten over Verandermanagement trainingen, lees dan hier verder. Liever live sparren met ons? Neem vrijblijvend contact met ons op. Tijdens kantooruren kun je ook terecht op onze chat.

Contact opnemen